The Congress 2018 catering menu and AV equipment & furnishings menu are now available for download from the Reference documents page. Although orders can't be placed until late February 2018, we encourage you to review the menus and determine preliminary needs. Don’t forget to review these menus prior to submitting your Association Conference Fees Form in the Request System, which is due tomorrow October 27. 

In order to help promote your conference at Congress 2018 and encourage your members to register, send a complete copy of your association’s CASL-compliant membership mailing list (including email addresses) to [email protected]  by tomorrow, October 27. These lists will be used for the sole purpose of distributing information about Congress 2018. A template is available in the Organizers Portal. 

You are responsible for setting your own conference fees (which do not include association membership fees). Please keep the conference fee structure simple to facilitate the registration process. The deadline to submit the Association Conference Fees Form in the  Request System  has been extended to October 27 in order to allow association organizers to consult the AV and catering menus in advance of setting their fees.

On November 2 we will be discussing tips for developing your conference program, the Association Conference Details Form, applying for the International Keynote Speaker Support Fund, and more . Call in  or attend in person on November 2 at 11:30 CST / 13:30 EDT in The Terrace Building (10R) Boardroom C and  download the agenda . Don't forget to bring your Planning Guide !

You have only two weeks left to request the meeting spaces you need each day of Congress! This includes rooms for plenary sessions, breakouts, executive or board meetings, receptions, dinners, and other events. Place your requests via the Request System by November 10.

Did you know Congress has a blog series? Do you want to contribute your ideas to this high traffic page and increase visibility for your association? Email Kayla McIntosh at [email protected] for a list of topics and information on the submission process. We look forward to hearing from you!

In order for the Federation to populate your association page, you must complete the Association Conference Details Form via the Request System by  November 17.The purpose of this form is to gather basic information and an overview of your conference, including a short compelling rationale that will invite interest from potential attendees and prompt them to register. When submitted, your content is guaranteed to be up before registration opens in January.

If you wish to stage high-profile keynote events with one or several international speakers, the Federation can help you finance them. All Federation member associations officially participating in Congress 2018 are eligible to make one application for this year to the International Keynote Speaker Support Fund. Review eligibility and assessment criteria and apply via the Request System by December 1.

Le menu traiteur et le menu de matériel audiovisuel et d'équipement pour le Congrès 2018 sont désormais disponibles sur la page Documents de référence et dans le Système de demande. Bien que les commandes ne peuvent être placées avant février 2018, nous vous conseillons de lire les menus afin de déterminer vos besoin préliminaires. N'oubliez pas de consulter ces menus avant de soumettre votre Formulaire Frais de conférence d'association via le Système de demande, formulaire dont l'échéance est demain 27 octobre!

Pour faire la promotion de votre conférence au Congrès 2018 et encourager vos membres à s’inscrire, veuillez transmettre à la Fédération la liste d’envoi aux membres de votre association complète et conforme à la LCAP (y compris les adresses courriel) à [email protected] avant le 27 octobre. Ces listes seront utilisées aux seules fins d'informer les membres de votre association au sujet du Congrès 2018. Un modèle de liste est disponible dans le Portail des organisateurs. 

Vous devez fixer vos propres frais de conférence d'association (qui n'incluent pas vos frais d'adhésion). Afin de faciliter le processus d'inscription, veuillez garder la tarification aussi simple que possible. La date limite pour remplir le Formulaire Frais de conférence d'association  via le Système de demande du Congrès a été reportée au 27 octobre afin de permettre aux organisateurs d'association de prendre en compte les tarifs de traiteur et d'audiovisuel dans le choix de leur frais de conférence.

Le 2 novembre, nous vous donnerons des conseils pour développer votre programme de conférence et discuterons du Formulaire Détails de conférences d'association, des candidatures au Fonds de soutien des conférenciers internationaux de marque, et plus encore.  Assistez en personne ou  participez par téléconférence  le 2 novembre à 11:30 HNC / 13:30 HAE dans The Terrace Building (10R) Boardroom C et  téléchargez l'ordre du jour . N'oubliez pas d'amener votre Guide de planification !

Il ne vous reste que deux semaines pour faire vos demandes d'espaces pour chaque jour au Congrès! Celles-ci incluent les salles pour vos séances plénières, vos ateliers de groupe, vos réunions du conseil, vos réceptions, dîners et autres événements. Faites vos demandes via le Système de demande du Congrès au plus tard le 10 novembre.

Saviez-vous que le Congrès avait un blogue? Souhaitez-vous faire connaître vos idées sur cette page très fréquentée et augmenter la visbilité de votre association? Écrivez à Kayla MacIntosh à [email protected] pour obtenir une liste de sujets et plus d'informations sur le processus de soumission. Au plaisir de vous lire!

Afin d'alimenter la page du site Web du Congrès 2017 dédiée à votre association, vous devez remplir le Formulaire Détails de conférence d'association via le Système de demande du Congrès avant le 17 novembre. Ce formulaire a pour objet de recueillir des renseignements de base et donner un aperçu de votre conférence, y compris par l'insertion d'un bref argumentaire convaincant destiné à éveiller l'intérêt des participants et les inciter à s'inscrire. Nous nous engageons à publier le contenu avant l'ouverture des inscriptions en janvier.

Si vous souhaitez organiser des événements prestigieux avec la participation d'un ou plusieurs conférenciers de marque, la Fédération peut vous aider à les financer. Tous les membres de la Fédération qui participent officiellement au Congrès 2018 sont éligibles à présenter une candidature cette année au Fonds de soutien des conférenciers internationaux de marque. Étudiez les conditions d'admissibilité et d'évaluation et presentez votre candidature via le Système de demande avant le 1er décembre.

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