Join fellow association organizers as we talk about planning your conference at Congress. On this first call, we will go over the Organizers Portal, conference fees, signing authorities, mailing lists and room requests. Call in or attend in person today at 10:00 CST / 12:00 EDT in The Terrace Building (10R) Boardroom C and download the agenda .

If you weren't able to attend the Planning Meeting or would like to go over the presentation again, download the PowerPoint slides or view the video, both available on the Organizers Portal's Reference documents page.

Submit the Association Signing Authority Form via the Request System by tomorrow, October 13. Only individuals identified on the form will be able to charge expenses (printing, catering, etc.) to your Congress account. 

You are responsible for setting your own conference fees (which do not include association membership fees). Please keep the conference fee structure simple to facilitate the registration process. The deadline to submit the Association Conference Fees Form in the Request System has been extended to October 27 in order to allow association organizers to consult the AV and catering menus in advance of setting their fees. The menus will be posted in the Reference documents section of the Organizers Portal as soon as they are available.

Are you working on formatting your conference program, updating a dedicated web page or planning an email to your members? Do you wish you could insert ready-made visual elements to reflect Congress 2018 branding? Download the Congress visual tool kit from the Branding & logos page of the Organizers Portal.

Send a complete copy of your association’s CASL-compliant membership mailing list (including email addresses) to [email protected]  by October 27 and help us promote your conference to your members via print and email campaigns. A template is available in the Organizers Portal. 

Request rooms for each meeting space, on a per day basis only, that your association requires on campus for Congress via the Request System. Every effort will be made to accommodate specific and special requests, but there are no guarante es. Factors such as existing infrastructure and efficient use of campus space are considered when assigning rooms so that each association receives the best possible allocations.  

Deadline: November 10

Joignez-vous à vos collègues organisateurs/trices pour discuter de la planification de votre conférence au Congrès. Lors de cette première réunion, nous discuterons du Portail des organisateurs, des frais de conférence, du pouvoir de signature, des listes d'envoi et des demandes de salles.  Assistez en personne ou participez par téléconférence aujourd'hui à 10:00 HNC / 12:00 HAE dans The Terrace Building (10R) Boardroom C et téléchargez l'ordre du jour . 

Si vous n'avez pas pu assister à la Réunion de planification ou souhaitez la revoir, téléchargez la présentation PowerPoint ou visionnez la vidéo (en anglais) disponibles sur la page Documents de référence du Portail des organisateurs.

Soumettez le Formulaire Pouvoir de signature via le Système de demande du Congrès avant le 13 octobre. Seules les personnes identifiées sur ce formulaire auront l'autorité d'engager des dépenses (impression, traiteur, etc.) sur le compte du Congrès. 

Vous devez fixer vos propres frais de conférence d'association (qui n'incluent pas vos frais d'adhésion). Afin de faciliter le processus d'inscription, veuillez garder la tarification aussi simple que possible. La date limite pour remplir Formulaire Frais de conférence d'association via le Système de demande du Congrès a été reportée au 27 octobre afin de permettre aux organisateurs d'association de prendre en compte les tarifs de traiteur et d'audiovisuel dans le choix de leur frais de conférence. Les menus de traiteur et d'AV seront publiés dans la section Documents de référence du Portail des organisateurs dès qu'ils seront disponibles.

Travaillez-vous présentement sur la mise en page de votre programme de conférence, la création d'une page Internet dédiée ou à l'écriture d'un courriel à tous vos membres? Aimeriez-vous avoir à votre disposition des éléments visuels prêts à l'emploi pour illustrer le Congrès 2018? Téléchargez la trousse visuelle du Congrès depuis la page Images & logos du Portail des organisateurs.

Transmettez à la Fédération la liste d’envoi aux membres de votre association complète et conforme à la LCAP (y compris les adresses courriel) à [email protected] avant le 27 octobre et aidez-nous à promouvoir votre conférence auprès de vos membres via des campagnes de promotion imprimée et électronique. Un modèle de liste est disponible dans le Portail des organisateurs. 

Soumettez vos demandes pour chaque salle dont vous aurez besoin chaque jour au Congrès via le Système de demande du Congrès. Tout effort sera déployé pour accéder à des demandes spéciales, sans toutefois que nous puissions offrir de garanties. Des facteurs tels que les infrastructures existantes et l'usage efficace du campus seront pris en considération afin d'offrir la meilleure répartition possible pour chaque association. 

Date limite : le 10 novembre

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