Today we discuss how to apply for the Interdisciplinary Sessions Fund, Association greeting tables, when to hire an Association assistant and tips for visas for international attendees. Download the agenda and call in  or attend in person today, at 10:00 CST / 11:00 EST in The Terrace Building (10R) Boardroom C. Don't forget to bring your Planning Guide!

Registration for Congress will open on January 15! In order to make sure potential attendees have accurate information to register for your conference, check the Conference fee schedule in the Organizers Portal and contact us if there are any errors in your fees at [email protected] . Please also find your association page on the Congress 2018 website and verify that the information posted is accurate and up to date. 

Registration and the payment of Congress registration fees and association conference fees are compulsory for all attendees, including speakers, presenters, panelists and organizers (PCs, LACs, administrators, presidents, treasurers, etc.), with one exception. Member associations are allocated a certain number of complimentary passes based on past attendance. For this reason, guests that you allocate a pass to should not register via the Registration Portal. Submit the Complimentary Pass Form via the Congress Request System by February 23. 

In an effort to make Congress accessible to graduate students and recent PhD graduates, the University of Regina is offering the  Graduate Student Travel Awards. Fully-qualified graduate students and recent PhD graduates will be able to apply for a subsidy of up to $500 in value towards accommodation, meal, and bookstore credits to facilitate participation at Congress 2018 to present papers, posters, or other creative works related to their research. Congress 2018 Academic Convenor André Magnan wrote a blog to encourage young academics to seize the opportunity and participate at Congress in Regina. Please share this information with your members and incorporate it into your Call for Papers notices. Applications will be reviewed on a first come, first served basis starting from January 15, 2018 until the end of February. 

Each year, associations can apply to receive funding from the Federation to defray the costs of staging joint, interdisciplinary sessions. These sessions must be open to the public and all registered attendees and must be fully integrated into the conference programs of all associations involved. Review the eligibility and assessment criteria in your Planning Guide and apply via the  Request System  by  January 26 .

If you wish to open sessions or events to all registered attendees or the general public at Congress, fill out an Open Event Listing Form for each event by March 2 and we will promote them for you! They will be published in the Congress Essentials guide handed out to all registered attendees on site (if received by the deadline) as well as in the online calendar of open events. 

Aujourd'hui, nous expliquerons comment candidater au Fonds de soutien pour les sessions interdisciplinaires, des tables d'accueil d'association, de quand embaucher un(e) assistant(e) d'association et de visas pour les congressistes internationaux. Téléchargez l'ordre du jour et  assistez en personne ou   participez par téléconférence aujourd'hui à 10:00 HNC / 11:00 HAE au Terrace Building (10R) Boardroom. N'oubliez pas d'amener votre Guide de planification !

Consultez la page de votre association

L'inscription au Congrès ouvre le 15 janvier! Dans le but de s'assurer que les congressistes potentiels aient l'information adéquate pour s'inscrire à votre conférence, veuillez aussi consulter la Grille tarifaire des conférences d'association dans le Portail organisateurs et communiquer avec nous à [email protected] en cas d'erreur. Veuillez également chercher trouver la page de votre association sur le site du Congrès 2018 et vérifiez que l'information publiée sur la page correspondante est bien à jour.

Inscription payante vs laissez-passers gratuits

Guide de planification: section 2.4.5

L'inscription et le paiement des frais d'inscription du Congrès et des frais de conférence d'association sont obligatoires pour tous les congressistes, y compris les conférenciers, présentateurs, panélistes et organisateurs (RP, CL, gestionnaires, recteurs, trésoriers, etc.), à une exception près. Les associations membres ont droit à un certain nombre d'inscriptions de faveur sur la base de leur participation antérieure. Pour cette raison, les invités auxquels vous octroyez un laissez-passer ne doivent pas s'inscrire via le Portail d'inscription. Soumettez le Formulaire Laissez-passer gratuit via l e Système de demande du Congrès avant le 23 février.

Bourses de voyage pour étudiants diplômés

Guide de planification: section 2.3.3

Afin de permettre aux étudiants des cycles supérieurs et jeunes diplômés de participer au Congrès, l'Université de Regina offre les   Bourses pour étudiants diplômés. Les étudiants diplômés et les diplômés récents d’un doctorat qualifiés sont admissibles à une subvention qui couvrira les frais de logement, de nourriture et de librairie afin d’assister au Congrès 2018. Le responsable universitaire du Congrès 2018, André Magnan, a signé un blogue dans le but d'encourager les jeunes chercheurs à profiter de l'opportunité et à participer au Congrès à Regina. Veuillez propager cette information dans votre réseau de membres et l'inclure dans vos appels à contribution. Les candidatures seront acceptées selon le principe de premier arrivé, premier servi, à partir du 15 janvier et jusqu'à la fin du mois de février.

Fonds de soutien pour les sessions interdisciplinaires

Guide de planification : section 2.3.2

Chaque année, les associations membres ont la faculté de présenter une demande de subvention par la Fédération visant à supporter les frais afférents à l’organisation de séances communes ayant un caractère interdisciplinaire. Les séances interdisciplinaires financées en vertu du fonds doivent être ouvertes au public et à tous les congressistes

inscrits et s’intégrer pleinement à la programmation de la conférence de toutes les associations participantes. Étudiez les conditions d'admissibilité et d'évaluation dans votre  Guide de planification et présentez votre candidature  via le Système de demande avant  le 26 janvier.

Si vous souhaitez rendre accessible aux congressistes inscrits et au grand public certaines de vos séances au Congrès, remplissez un Formulaire Événement ouvert pour chaque séance avant le 2 mars et nous nous chargerons de les promouvoir! Elles seront publiées dans le guide L'Essentiel du Congrès remis à tous les congressistes inscrits (si reçues avant la date limite) ainsi qu'en ligne dans le calendrier des événements ouverts. 

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