Has your association extended your Call for Papers deadline? If so, please notify us at [email protected] so that we can update the deadline that is posted on your association page. It’s important that the information available to potential attendees is accurate in order to encourage submissions. The Federation has also promoted this information in the Congress blog here, which will be updated with any deadline extensions as we receive information. If you find other information on your association page that is out of date, please notify us at [email protected].

Would you like a space to welcome your members, help them find their way, distribute your programs, or more? You can request a greeting table to be placed near your allocated meeting space. Your first table is complimentary, with a charge of $15 per additional table. Forms must be submitted, regardless of whether or not you wish to reserve a table, via the Request System by February 16.

You only have a week left to apply for financial support through the Aid for Interdisciplinary Sessions Fund. The Federation invites submissions of the highest quality, and is particularly interested in those relating to reconciliation with Indigenous peoples, the Congress 2018 theme “Gathering diversities,” and in sessions that will engage the wider public.  Review the eligibility and assessment criteria and apply via the  Request System  by  January 26 .

Most forms in the Request System give you two options: Save for later (i.e. save as draft) or Submit (i.e. send as final). If you are unsure, are missing information or are running out of time, please save your work for later and you will be able to come back to it at any time before the deadline. However, if the information you have filled in is final, please submit the form and your response will be marked as complete. You must 'submit' your saved forms in order for your information to be exported into our final report; the forms will no longer be accessible after the deadline. Consult the Tasks & forms page for each task’s deadline.

In an effort to make Congress accessible to graduate students and recent PhD graduates, the University of Regina is offering the  Graduate Student Travel Awards. Fully-qualified graduate students and recent PhD graduates will be able to apply for a subsidy of up to $500 in value towards accommodation, meal, and bookstore credits to facilitate participation at Congress 2018 to present papers, posters, or other creative works related to their research. Congress 2018 Academic Convenor André Magnan wrote a blog to encourage young academics to seize the opportunity and participate at Congress in Regina. Please share this information with your members and incorporate it into your Call for Papers notices. Applications will be reviewed on a first come, first served basis starting from January 15 to February 28, 2018. 

If you wish to open sessions or events to all registered attendees or the general public at Congress, fill out an Open Event Listing Form for each event by March 2 and we will promote them for you! They will be published in the Congress Essentials guide handed out to all registered attendees on site (if received by the deadline) as well as in the online calendar of open events. 

Votre association a-t-elle prolongé la date limite de votre appel à communication? Si oui, veuillez nous en aviser à l'adresse [email protected] afin que nous puissions mettre à jour la date limite affichée sur votre page d'association. Il est important que l'information disponible aux participants potentiels soit exacte afin d'encourager les soumissions. La Fédération a également promu cette information dans un blogue sur le site du Congrès qui sera mis à jour avec toutes les extensions de délais que nous receverons. Si vous trouvez d'autres informations sur la page de votre association qui ne sont pas à jour, veuillez nous en aviser en envoyant un courriel à [email protected].

Table d'accueil d'association

Guide de planification: section 3.4

Aimeriez-vous avoir un espace pour accueillir vos membres, les orienter, distribuer vos programmes, etc.? Réservez une table d'accueil qui sera placée près de votre salle de conférence. Votre première table est gratuite, et les suivantes coûtent 15 $ chacune. Veuillez soumettre le formulaire via le Système de demande avant le 16 février quelle que soit votre décision.

Fonds de soutien pour les sessions interdisciplinaires

Guide de planification : section 2.3.2

Il vous reste une semaine pour présenter une demande de subvention par la Fédération visant à supporter les frais afférents à l’organisation de séances communes ayant un caractère interdisciplinaire. Les séances interdisciplinaires financées en vertu du fonds doivent être ouvertes au public et à tous les congressistes inscrits et s’intégrer pleinement à la programmation de la conférence de toutes les associations participantes. Étudiez les conditions d'admissibilité et d'évaluation dans votre  Guide de planification et présentez votre candidature  via le Système de demande avant  le 26 janvier.

Sauvegarder vs soumettre

La majorité des formulaires du Système de demande du Congrès vous proposent deux choix :  sauvegarder  (comme ébauche) ou  soumettre  (version finale). Si vous n'êtes pas sûr(e), devez chercher un complément d'information ou n'avez pas le temps de finir, veuillez sauvegarder votre travail pour plus tard et vous pourrez y accéder de nouveau à n'importe quel moment avant la date limite. Toutefois, si vous êtes satifait(e) de votre formulaire, veuillez le soumettre et votre réponse sera enregistrée comme finalisée .   Veuillez soumettre vos formulaires sauvegardés pour que nous puissions les inclure dans notre rapport final; les formulaires ne seront plus disponibles au-delà de la date limite indiquée . Consultez la page  Tâches & formulaires  pour connaître les dates d'échéance de chaque formulaire.

Bourses de voyage pour étudiants diplômés

Guide de planification: section 2.3.3

Afin de permettre aux étudiants des cycles supérieurs et jeunes diplômés de participer au Congrès, l'Université de Regina offre les   Bourses pour étudiants diplômés. Les étudiants diplômés et les diplômés récents d’un doctorat qualifiés sont admissibles à une subvention qui couvrira les frais de logement, de nourriture et de librairie afin d’assister au Congrès 2018. Le responsable universitaire du Congrès 2018, André Magnan, a signé un blogue dans le but d'encourager les jeunes chercheurs à profiter de l'opportunité et à participer au Congrès à Regina. Veuillez propager cette information dans votre réseau de membres et l'inclure dans vos appels à contribution. Les candidatures seront acceptées selon le principe de premier arrivé, premier servi, à partir du 15 janvier et jusqu'au 28 février 2018.

Si vous souhaitez rendre accessible aux congressistes inscrits et au grand public certaines de vos séances au Congrès, remplissez un Formulaire Événement ouvert pour chaque séance avant le 2 mars et nous nous chargerons de les promouvoir! Elles seront publiées dans le guide L'Essentiel du Congrès remis à tous les congressistes inscrits (si reçues avant la date limite) ainsi qu'en ligne dans le calendrier des événements ouverts. 

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