The International Keynote Speaker Support Fund encourages and supports international scholars of distinction to contribute their perspectives at Congress . If you wish to stage high-profile keynote events with one or several international speakers, the Federation offers funding to member associations.  Review eligibility and assessment criteria in your Planning Guide and apply via the Request System by December 1.

Five reasons to attend Congress

To promote Congress 2018 in your communications to members and Call for Papers' notices, the Federation invites you to download the Five great reasons to attend Congress 2018 poster as part of the Congress visual kit, available on the Branding & logos page. It is also available as a web image and is visible on the Plan your trip page.

Survey feedback indicates that attendees would like to present at and attend sessions from multiple association conferences while at Congress. To make this possible, association organizers are encouraged to use the same or similar time slots as other associations when planning their conference programs. Using similar time slots will not only make it easier for your members to take full advantage of the networking opportunities available, and to navigate Congress as a whole, but it will also allow you to easily co-host joint sessions with other associations. Check page 30 of your Planning Guide for more tips and sample time slots.

Save vs submit

Most forms in the Request System give you two options: Save for later (i.e. save as draft) or Submit (i.e. send as final). If you are unsure, are missing information or are running out of time, please save your work for later and you will be able to come back to it at any time before the deadline. However, if the information you have filled in is final, please submit the form and your response will be marked as complete.   You must 'submit' your saved forms in order for your information to be exported into our final report; the forms will no longer be accessible after the deadline. Consult the Tasks & forms page for each task’s deadline.

In an effort to make Congress accessible to graduate students and recent PhD graduates, the University of Regina is offering the  Graduate Student Travel Awards. Fully-qualified graduate students and recent PhD graduates will be able to apply for a subsidy of up to $500 in value towards accommodation, meal, and bookstore credits to facilitate participation at Congress 2018 to present papers, posters, or other creative works related to their research. Please share this information with your members and incorporate into your Call for Papers notices.

If you are expecting international attendees, you should register your own association conference with Citizenship and Immigration Canada (CIC) to receive a group code which can be shared with attendees for use in visa applications . You can complete CIC’s Notice of an International Event or Meeting form online on  CIC's website. Once you've registered, CIC's Special Events Unit will provide you with valuable information and support, free of charge.

Fonds de soutien des conférenciers internationaux de marque

Guide de planification : section 2.3.1

Le Fonds de soutien des conférenciers internationaux de marque soutient et encourage des chercheurs internationaux de premier plan à apporter leurs perspectives au Congrès. Si vous souhaitez organiser des événements prestigieux avec la participation d'un ou plusieurs conférenciers de marque, la Fédération offre du financement à ses associations membres. Étudiez les conditions d'admissibilité et d'évaluation dans votre  Guide de planification et presentez votre candidature via le Système de demande avant le 1er décembre.

Pour promouvoir le Congrès 2018 dans vos communications aux membres et dans vos appels à contribution, la Fédération vous encourage à télécharger l'affiche Cinq bonnes raisons d'assister au Congrès 2018 qui fait partie de la trousse visuelle à télécharger sur la page Images & Logos. Il est aussi disponible sous la forme d'image web et visible sur la page Planifiez votre voyage.

Conseils pour la programmation des assocations

Guide de planification: section 4.2

Les résultats des sondages indiquent que les congressistes aimeraient intervenir et assister aux séances de plusieurs conférences d’association au cours de leur présence au Congrès. Pour que ce soit possible, les associations sont invitées à choisir des plages horaires identiques ou similaires au moment de planifier leur programme de conférence. Vos membres pourront ainsi tirer parti des occasions de réseautage ouvertes et parcourir le Congrès dans son ensemble et il vous sera, de votre côté, plus facile de présenter des séances conjointement avec d’autres associations. Pour plus de conseils et des exemples de plages horaires, consultez la page 30 de votre Guide de planification .

Sauvegarder vs soumettre

La majorité des formulaires du Système de demande du Congrès vous proposent deux choix : sauvegarder (comme ébauche) ou soumettre (version finale). Si vous n'êtes pas sûr(e), devez chercher un complément d'information ou n'avez pas le temps de finir, veuillez sauvegarder votre travail pour plus tard et vous pourrez y accéder de nouveau à n'importe quel moment avant la date limite. Toutefois, si vous êtes satifait(e) de votre formulaire, veuillez le soumettre et votre réponse sera enregistrée comme finalisée .   Veuillez soumettre vos formulaires sauvegardés pour que nous puissions les inclure dans notre rapport final; les formulaires ne seront plus disponibles au-delà de la date limite indiquée . Consultez la page Tâches & formulaires pour connaître les dates d'échéance de chaque formulaire.

Bourses de voyage pour étudiants diplômés

Guide de planification: section 2.3.3

Afin de permettre aux étudiants des cycles supérieurs et jeunes diplômés de participer au Congrès, l'Université de Regina offre les   Bourses pour étudiants diplômés . Les étudiants diplômés et les diplômés récents d’un doctorat qualifiés sont admissibles à une subvention qui couvrira les frais de logement, de nourriture et de librairie afin d’assister au Congrès 2018. Veuillez propager cette information dans votre réseau de membres et l'inclure dans vos appels à contribution.

Prévoyez-vous des invités internationaux?

Guide de planification : section 2.4.6

Si vous vous attendez à recevoir plusieurs invités internationaux, vous devriez inscrire la conférence de votre association auprès de l'Unité des événements spéciaux de Citoyenneté et Immigration Canada afin de recevoir un code de groupe qui peut être communiqué aux invités pour qu'ils l'utilisent dans leurs demandes de visa. Vous pouvez remplir le formulaire Avis d’activité ou de rencontre internationale sur  le site de CIC. Une fois enregistré, l'Unité des événements spéciaux vous fournira, gratuitement, des informations et du soutien.

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