You are receiving this email because you are a Congress 2018 organizer | Vous recevez ce courriel en qualité d'organisateur/trice du Congrès 2018

Le français suit
  September 28, 2017
Congress organizers update #1
Dear , 

This is your first weekly organizers email from the Congress team, in which you'll receive
program updates, planning news, and deadline reminders. Note that in a few minutes PCs and LACs will also receive a separate email with their login information for the Congress Request System. 

To find out more about each action item, refer to the Planning Guide or check out the Organizers Portal at www.congress2018.ca/organizers. 
Upcoming key dates
September 28 to November 10 - Request meeting rooms
October 12 ‐ Participate in  Countdown to Congress meeting
October 13 - Submit Association Signing Authority Form
October 13 - Submit Association Conference Fees Form
October 27 - Submit your association's membership mailing list
Room requests
Planning Guide : section 3.1
Start requesting rooms for each meeting space, per day, that your association requires on campus for Congress via the Request System. Your requests aren't automatically created based on your confirmed conference dates, nor are they carried over from previous years.  Deadline: November 10
Countdown to Congress meeting
Planning Guide : section 1.4.5
The  Countdown to Congress meetings offer excellent opportunities for you as association organizers to share ideas and ask questions amongst each other and the Congress teams. Each meeting will focus on explanations of the upcoming task deadlines, and offer tips and best practices from previous years. Join us for the first one (call in or attend in person) on October 12 at 10:00 CST / 12:00 EDT in The Terrace Building (10R) Boardroom C and download the agenda .
Association signing authority
Planning Guide : section 2.2.1
Submit the Association Signing Authority Form via the Request System by October 13. Only individuals identified on the form will be able to charge expenses (printing, catering, etc.) to your Congress account. 
Association conference fees
Planning Guide : section 2.4.1.2
You are responsible for setting your own conference fees (which do not include your membership fees). Fill in the Association Conference Fees Form in the Request System by October 13. 
Association membership mailing list
Planning Guide : section 5.1
In order to help promote your conference at Congress 2018 and encourage your members to register, send a complete copy of your association’s CASL-compliant membership mailing list (including email addresses) to [email protected]  by October 27. A template is available in the Organizers Portal. 
  Le 28 septembre 2017
Bulletin organisateurs du Congrès N°1
Cher/chère , 

Ceci est le premier d'une série de courriels que vous recevrez de la part de l'équipe du
Congrès, incluant les mises à jour du programme, des informations concernant la planification, ainsi que des rappels d'échéances. Veuillez noter que les RP et CL recevront un courriel séparé dans quelques minutes contenant leurs identifiants de connexion au Système de demande du Congrès. 

Pour en savoir plus sur chaque mesure à prendre, référez-vous au Guide de planification ou visitez le Portail des organisateurs au www.congres2018.ca/organisateurs . 
Dates clés à venir
Du 28 septembre au 10 novembre - Faites vos demandes de salles
Le 12 octobre ‐ Participez à la réunion En route vers le Congrès
Le 13 octobre  - Soumettez le Formulaire Pouvoir de signature
Le 13 octobre  - Soumettez le Formulaire Frais de conférence d'association
Le 27 octobre - Soumettez votre liste d'envoi aux membres de votre association
Demandes de salles
Guide de planification   : section 3.1
Commencez à soumettre vos demandes pour chaque salle dont vous aurez besoin chaque jour au Congrès via le Système de demande du Congrès. Vos demandes ne sont pas automatiquement créées sur la base de vos dates de conférence, et ne sont pas reconduites d'une année sur l'autre.  Date limite : le 10 novembre
Réunion En route vers le Congrès
Guide de planification   : section 1.4.5
Ces rendez-vous offrent aux organisateurs d’association d’excellentes occasions d’échanger des idées et de se poser mutuellement des questions en collaborant avec les équipes chargées du Congrès dans un environnement ouvert. Chaque réunion portera sur des explications détaillées des tâches et des échéances à venir tout en proposant des conseils et les pratiques exemplaires retenues des années précédentes.  Joignez-vous à nous lors de la première réunion (assistez en personne ou participez par téléconférence) le 12 octobre at 10:00 HNC / 12:00 HAE dans The Terrace Building (10R) Boardroom C et téléchargez l'ordre du jour . 
Pouvoir de signature
Guide de planification   : section 2.2.1
Soumettez le Formulaire Pouvoir de signature via le Système de demande du Congrès avant le 13 octobre. Seules les personnes identifiées sur ce formulaire auront l'autorité d'engager des dépenses (impression, traiteur, etc.) sur le compte du Congrès. 
Frais de conférence d'association
Guide de planification   : section 2.4.1.2
Vous devez fixer vos propres frais de conférence d'association (qui n'incluent pas vos frais d'adhésion). Veuillez remplir le Formulaire Frais de conférence d'association via le Système de demande du Congrès avant le 13 octobre. 
Liste d'envoi aux membres d'association
Guide de planification   : section 5.1
Pour faire la promotion de votre conférence au Congrès 2018 et encourager vos membres à s’inscrire, veuillez transmettre à la Fédération la liste d’envoi aux membres de votre association complète et conforme à la LCAP (y compris les adresses courriel) à [email protected] avant le 27 octobre. Un modèle de liste est disponible dans le Portail des organisateurs. 
#congress
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