You have until tomorrow to request the meeting spaces you will need each day of Congress! Remember to only request rooms on a per day basis by submitting a time frame ( i.e. 8:00 to 17:00 p.m.) that includes multiple conference sessions that will happen in the same room.  Check out page 18 of your Planning Guide for a sample and place your requests via the Request System .

For any organizers who are planning to have a banquet or special event off-campus, there are plenty of interesting options in Regina, including some of the official Congress hotels. A list of these potential event spaces has been prepared and is available to download from the Reference Documents page on the Organizers Portal . If you are planning something on campus, don't forget that you have until tomorrow to request space via the Congress Request System .

The Association Conference Details Form is due next week, November 17 and can be completed via the Request System. The Federation will publish the details provided in these forms on your association page on the Congress 2018 website in time for the launch of registration in January. Consult this document for tips and sample conference descriptions.

The University of Regina is pleased to offer the Congress 2018 Graduate Student Travel Awards, funded by the President’s Planning Committee for Congress 2018. Fully-qualified graduate students and recent PhD graduates will be able to apply for a subsidy of up to $500 in value towards accommodation, meal, and bookstore credits to facilitate participation at Congress 2018. Please share this information with your members and incorporate into your Call for Papers’ notices.

If you are expecting international attendees, you should register your own association conference with Citizenship and Immigration Canada (CIC) to receive a group code for visa applications. You can complete CIC’s Notice of an International Event or Meeting form online on CIC's website . Once you've registered, CIC's Special Events Unit will provide you with valuable information and support, free of charge.

Il vous reste jusqu'à demain pour faire vos demandes d'espaces pour chaque jour au Congrès! Les demandes de salles doivent se faire seulement sur une base quotidienne (c'est à dire de 8:00 à 17:00) en soumettant un calendrier qui comprend plusieurs sessions de conférence qui se dérouleront dans une même salle. Consultez la page 18 de votre Guide de planification et faites vos demandes via le Système de demande du Congrès au plus tard demain!

Si vous planifiez d'organiser un banquet ou événement particulier en dehors du campus, il existent de nombreuses options à Regina, y compris certains des hôtels officiels du Congrès. Vous pouvez télécharger une liste préparée à cet effet depuis la page Documents de référence du Portail organisateurs . Si votre événement se déroule sur le campus, n'oubliez pas de faire votre demande de salle via le Système de demande du Congrès, vous avez jusqu'à demain pour le faire!

Vous avez jusqu'à la semaine prochaine, au 17 novembre, pour remplir le formulaire Détails de conférence d'association via le Système de demande du Congrès. L'information que vous soumettrez sera publiée sur la page web dédiée à votre association, avant l'ouverture des inscriptions en janvier. Veuillez consulter ce document pour obtenir des conseils et des exemples de description de conférences.

L’Université de Regina a le plaisir d’offrir les Bourses pour étudiants diplômés , patronnées par le Comité de planification de la rectrice, à l’occasion du Congrès 2018. Les étudiants diplômés et les diplômés récents d’un doctorat qualifiés sont admissibles à une subvention qui couvrira les frais de logement, de nourriture et de librairie afin d’assister au Congrès 2018. Veuillez propager cette information dans votre réseau de membres et l'inclure dans vos appels à contribution.

Prévoyez-vous des invités internationaux?

Guide de planification : section 2.4.6

Si vous vous attendez à recevoir plusieurs invités internationaux, vous devriez inscrire la conférence de votre association auprès de l'Unité des événements spéciaux de Citoyenneté et Immigration Canada afin de recevoir un code de groupe pour les demandes de visa. Vous pouvez remplir le formulaire Avis d’activité ou de rencontre internationale sur le site de CIC. Une fois enregistré, l'Unité des événements spéciaux vous fournira, gratuitement, des informations et du soutien.

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