Join fellow association organizers as we talk about planning your conference at Congress. On this first call, we will go over the Organizers Portal, conference fees, signing authorities, mailing lists and room requests. Call in or attend in person on October 12 at 10:00 CST / 12:00 EDT in The Terrace Building (10R) Boardroom C and download the agenda .

Start requesting rooms for each meeting space, on a per day basis only, that your association requires on campus for Congress via the Request System. All spaces must be requested through the system, otherwise Congress support will not be available. Please do not contact the university departments directly to book specific rooms. Room preferences can be included in your request in the Congress Request System.  Deadline: November 10

Submit the Association Signing Authority Form via the Request System by October 13. Only individuals identified on the form will be able to charge expenses (printing, catering, etc.) to your Congress account. 

You are responsible for setting your own conference fees (which do not include your membership fees). Attendees should only be directed to the official Congress 2018

website to register; therefore, the use of other commercial/external registration systems or sign-up programs is prohibited. Fill in the Association Conference Fees Form in the Request System by October 13. 

In order to help promote your conference at Congress 2018 and encourage your members to register, send a complete copy of your association’s CASL-compliant membership mailing list (including email addresses) to [email protected]  by October 27. A template is available in the Organizers Portal. 

We all share the responsibility for reconciliation!

Congress 2018 will mark three years since the conclusion of the Truth and Reconciliation Commission. Where is your association at on your reconciliation journey and how can the Federation support you? We are working with associations to plan events that will help boost members' capacity to support reconciliation. Interested in contributing ideas and advancing reconciliation in HSS disciplines? Contact Mihaela Vieru at [email protected] and share your suggestions!

We also strongly encourage members to acknowledge that the land on which we are hosted in Regina is Treaty 4 and 6 territory and the traditional territory of the Cree and Saulteaux, Assiniboine and Métis, and to organize reconciliation-focused sessions within their own conferences. More details and recommendations about protocols to come.

Note that your association can also apply for financial support for your work through the Aid for Interdisciplinary Sessions Fund and for the International Keynote Speaker Support Fund via the Request System .

Joignez-vous à vos collègues organisateurs/trices pour discuter de la planification de votre conférence au Congrès. Lors de cette première réunion, nous discuterons du Portail des organisateurs, des frais de conférence, du pouvoir de signature, des listes d'envoi et des demandes de salles.  Assistez en personne ou participez par téléconférence le 12 octobre at 10:00 HNC / 12:00 HAE dans The Terrace Building (10R) Boardroom C et téléchargez l'ordre du jour . 

Commencez à soumettre vos demandes pour chaque salle dont vous aurez besoin chaque jour au Congrès via le Système de demande du Congrès. La demande d’attribution des locaux requis doit être faite par l’entremise du système. Veuillez ne pas communiquer directement avec les départements universitaires pour réserver des locaux. Vos préférences peuvent être exprimées lors de la demande présentée par l’entremise du Système de demande du Congrès.  Date limite : le 10 novembre

Soumettez le Formulaire Pouvoir de signature via le Système de demande du Congrès avant le 13 octobre. Seules les personnes identifiées sur ce formulaire auront l'autorité d'engager des dépenses (impression, traiteur, etc.) sur le compte du Congrès. 

Vous devez fixer vos propres frais de conférence d'association (qui n'incluent pas vos frais d'adhésion). Les congressistes doivent être dirigés uniquement vers le site Web officiel du Congrès 2018 pour s’inscrire; par conséquent, l’utilisation d’autres systèmes ou programmes d’inscription commerciaux et externes est interdite. Veuillez remplir le Formulaire Frais de conférence d'association via le Système de demande du Congrès avant le 13 octobre. 

Pour faire la promotion de votre conférence au Congrès 2018 et encourager vos membres à s’inscrire, veuillez transmettre à la Fédération la liste d’envoi aux membres de votre association complète et conforme à la LCAP (y compris les adresses courriel) à [email protected] avant le 27 octobre. Un modèle de liste est disponible dans le Portail des organisateurs. 

Nous partageons tous la responsabilité de la réconciliation!

Le Congrès 2018 marquera les trois ans de la conclusion du la Commission de vérité et réconciliation. Où en est votre association en terme de réconciliation et comment la Fédération peut-elle vous soutenir? Nous travaillons de concert avec les associations afin de planifier des sessions qui permettront d'accroître la capacité des membres à soutenir leurs objectifs de réconciliation dans les disciplines des HS. Si vous souhaitez suggérer vos idées, veuillez écrire à Mihaela Vieru  at  [email protected].

Nous encourageons également les membres à reconnaître que le lieu du Congrès à Regina est sur les terres du Traité n°4 et n°6 et le territoire traditionnel des peuples Cree, Saulteaux, Assiniboine et Métis, ainsi qu'à organiser des séances sur le thème de la réconciliation dans le cadre de leur conférence. Plus de détails et recommandations à venir.

Veuillez noter que vous pouvez envoyer vos candidatures au Fonds de soutien pour les séances interdisciplinaires ainsi qu'au Fonds de soutien des conférenciers internationaux de marque à l'appui de vos initiatives via le Système de demande. 

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