SPECIAL ANNOUNCEMENT
REGARDING SEPTEMBER ATTENDANCE SUBMISSION
Dear 
We would like to share with you the process for submitting the September 2017 attendance roster. During the month of September, we do understand that there were storm closures due to the Hurricane. 
The Early Learning Coalition of Hillsborough County will reimburse School Readiness and VPK providers for the following storm closures if your center was completely closed: September 8 th, 11 th, and 12 th.

Nos gustaría compartir con ustedes el proceso para enviar la lista de asistencia de Septiembre de 2017. Durante el mes de Septiembre, comprendemos que hubo cierres de tormentas debido al huracán.
La Coalición de Aprendizaje Temprano de el Condado de Hillsborough reembolsará a los proveedores de SR & VPK por los siguientes cierres de tormentas si su centro estaba completamente cerrado: 8, 11 y 12 de septiembre.

For School Readiness Providers
Para Proveedores de Preparación Escolar (SR)
If your center was closed on September 8 th, 11 th, or 12 th, please mark the children on the attendance roster with a “D” for disaster on the days that your center was completely closed. If your center was closed for more than these three days, please mark the children with a “D” for the additional days. For the days your center was closed in addition to September 8 th, 11 th, or 12th, we will need a letter stating the dates and the reason why your center was closed. Please submit the letter to the SR Attendance folder in the provider portal.  

Si su centro fue cerrado el 8, 11 o 12 de Septiembre, marque a los niños en la lista de asistencia con una "D" para el desastre en los días que su centro estaba completamente cerrado. Si su centro estuvo cerrado por más de estos tres días, marque a los niños con una "D" por los días adicionales. Para los días en que su centro fue cerrado además de el 8, 11 o 12 de Septiembre, necesitaremos una carta en la que se indiquen las fechas y la razón por la que su centro fue cerrado. Carge la carta a la carpeta de Asistencia SR en el portal de el proveedor.

For VPK Providers
Para proveedores voluntarios de Prekindergarten (VPK)
If your center was closed on September 8 th, 11 th, or 12 th, please mark the children on the attendance roster with a “D” for disaster on the days that your center was not operating. If your center was closed for more than five days, please mark the children with a “D” for the first 5 disaster days and then mark an “N” for the additional days that you were closed after the first 5 days. If your program was operational but you did not provide VPK services during any of the storm days, please contact your VPK Finance Specialist. In addition, we will need a letter stating the dates and the reason why your center was closed. The letter can be uploaded to the VPK Attendance folder in the provider portal or it can be emailed to your Finance Specialist. 

If your center was closed for more than 5 days, please contact your Provider Services Specialist to revise your class schedule.

The attendance roster for the month of September is due on Wednesday, October 4 th.  

Si su centro fue cerrado el 8, 11 o 12 de Septiembre, marque a los niños en la lista de asistencia con una "D" para el desastre en los días que su centro no estaba operando. Si su centro estuvo cerrado por más de cinco días, marque a los niños con una "D" durante los primeros 5 días de desastre y luego marque "N" por los días adicionales que estuvo cerrado después de los primeros 5 días. Si su programa estaba operando pero no proporcionó servicios de VPK durante ninguno de los días de tormenta, por favor contacte a su Especialista de Finanzas de VPK. Además, necesitaremos una carta indicando las fechas y la razón por la que su centro fue cerrado. La carta se puede cargar a la carpeta de asistencia VPK en el portal de el proveedor o se puede enviar por correo electrónico a su especialista en finanzas.

Si su centro estuvo cerrado por más de 5 días, comuníquese con su Especialista de Servicios de Proveedores para revisar su horario de clase.

La lista de asistencia para el mes de Septiembre se debe entregar el Miércoles 4 de Octubre.

PLEASE DO NOT RESPOND TO THIS EMAIL. QUESTIONS ABOUT INFORMATION CONTAINED IN THIS MESSAGE SHOULD BE DIRECTED TO YOUR ASSIGNED ELCHC PROVIDER SERVICES SPECIALIST.
The Early Learning Coalition of Hillsborough County
6800 N. Dale Mabry Highway, Suite 158
Tampa, Florida 33614
PH (813) 515-2340 | www.elchc.org