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Attention corporate and partnership agencies:
FSRA’s new criminal record check process has launched
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December 2023 (Le français suit)
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As announced in July, the Financial Services Regulatory Authority of Ontario (FSRA) has changed its licensing processes for criminal record checks to ensure the processes remain up-to-date and are as efficient as possible.
This process now applies to corporate and partnership insurance agencies as of today, December 8, 2023.
What is different?
Directors, officers or partners (DOPs) are required to complete a criminal record check when they:
- are added to an insurance agency licence
- submit a name change request
Some principal representatives or DOPs at licensed insurance agencies may be required to complete a criminal record check when the business applies to renew its licence.
FSRA also now requires all DOPs of businesses applying for a new insurance agency licence to complete the criminal record check beginning today, December 8.
What do I need to do?
For new DOPs, you will be prompted to complete the criminal record check during the DOP registration or name change process.
For renewals, FSRA will notify you if one or more of your DOPs are required to complete a criminal background check after you submit your renewal application. Monitor your email for further instructions from FSRA’s licensing team to complete the process.
In both scenarios, you must use FSRA’s approved vendor, Triton, to complete the background check. Please use FSRA’s link to Triton’s website and be aware a fee of $19.15 will apply for Triton’s service. You will be prompted to provide the confirmation number from Triton during the registration process.
Criminal record checks are part of FSRA’s rigorous licence qualification process. It protects consumers by ensuring only suitable individuals deal in financial products and services in Ontario. FSRA continues to improve our licensing services through enhanced systems and processes.
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FSRA continues to work on behalf of all stakeholders, including consumers, to ensure financial safety, fairness, and choice for everyone. Learn more at www.fsrao.ca.
A multi-lingual translation feature has been added to FSRA's website.
To provide a more accessible and inclusive experience for users, FSRA’s website can now be automatically translated into a variety of languages by selecting the Google Translate feature in the menu at the top of each page. This new tool allows users to navigate the site as well as read, understand and apply web page content in their own language. Available languages currently include German, Spanish, Hindi, Italian, and Chinese.
Please note: If you are a regulated licensee/registrant, regardless of whether or not you subscribe to e-communications, you will automatically receive important information from FSRA via the e-mail address you have provided. More importantly, as a regulated licensee/registrant, you will not be able to unsubscribe from these important email communications.
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À l’attention des agences d’assurance exerçant sous forme de personne morale ou de société en nom collectif : l’ARSF vient de lancer son nouveau processus de vérification du casier judiciaire |
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Comme elle l’a annoncé en juillet, l’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers (ARSF) a modifié ses processus de délivrance de permis pour ce qui a trait aux vérifications du casier judiciaire afin de garantir l’actualité des processus et d’en optimiser l’efficience.
Ce processus s’applique à compter de ce jour, le 8 décembre 2023, aux agences d’assurance exerçant sous forme de personne morale ou de société en nom collectif.
Qu’est-ce qui a changé?
Les membres des conseils d’administration et des directions ainsi les associés des agences doivent faire l’objet d’une vérification de casier judiciaire dans les circonstances suivantes :
- leur nom est ajouté à un permis d’agence d’assurance;
- ils présentent une demande de modification de nom.
Il est possible que certains représentants principaux, certains membres du conseil d’administration ou de la direction ou certains associés au sein d’agences d’assurance titulaires d’un permis doivent faire l’objet d’une vérification de casier judiciaire lorsque l’agence demande le renouvellement de son permis.
À compter de ce jour, le 8 décembre 2023, l’ARSF exige également que tous les membres des conseils d’administration et des directions et tous les associés des sociétés qui demandent un nouveau permis d’agence d’assurance fassent l’objet d’une vérification de casier judiciaire.
Que dois-je faire?
En ce qui concerne les nouveaux membres du conseil d’administration et de la direction et les nouveaux associés, il vous sera demandé d’effectuer une vérification de casier judiciaire à l’occasion de leur processus d’inscription ou de changement de nom.
En ce qui concerne les renouvellements, l’ARSF vous fera savoir si un ou plusieurs de ces nouveaux membres ou associés doivent faire effectuer une vérification de casier judiciaire après que vous aurez déposé votre demande de renouvellement. Surveillez vos courriels pour recevoir les instructions de l’équipe de l’ARSF chargée de la délivrance des permis afin de mener le processus à son terme.
Dans les deux cas, vous devez demander au fournisseur autorisé de l’ARSF, Triton, d’effectuer la vérification de casier judiciaire. Veuillez utiliser le lien de l’ARSF vers le site Web de Triton et noter que des droits de 19,15 $ sont facturés pour le service de ce fournisseur. Au cours du processus d’inscription, il vous sera demandé de fournir le numéro de confirmation de Triton.
Les vérifications de casier judiciaire font partie du processus rigoureux suivi par l’ARSF pour déterminer l’admissibilité au permis. Cela permet de protéger les consommateurs en veillant à ce que seules des personnes aptes vendent des produits et services financiers en Ontario. L’ARSF continue d’améliorer ses services de délivrance de permis en renforçant ses systèmes et ses processus.
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L’ARSF continue de travailler au nom de l’ensemble des intervenants, y compris les consommateurs, pour garantir la sécurité financière, l’équité et le choix de toutes et tous. Pour en savoir plus, consultez www.fsrao.ca/fr.
Une fonction de traduction multilingue a été ajoutée au site Web de l’ARSF.
Afin d’offrir une expérience plus accessible et inclusive aux utilisateurs, le site Web de l’ARSF peut désormais être traduit automatiquement dans plusieurs langues en sélectionnant la fonction Google Translate dans le menu en haut de chaque page. Ce nouvel outil permet aux utilisateurs de naviguer le site ainsi que de lire, comprendre et appliquer le contenu des pages Web dans leur propre langue. Les langues disponibles sont actuellement l’allemand, l’espagnol, l’hindi, l’italien et le chinois.
Remarque : Si vous êtes un ou une titulaire de permis ou déclarant(e) touché(e) par la réglementation, que vous soyez inscrit(e) ou non aux communications électroniques, vous recevrez automatiquement des renseignements importants de l'ARSF à partir de l'adresse électronique que vous avez fournie. De plus et surtout, à ce titre, vous ne pourrez pas vous désinscrire de ces importantes communications envoyées par courriel.
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