CCES Updates and New Schedule // Mises à jour du CCES et nouveau calendrier

MEMO: CCES Whereabouts January 15, 2023, and NEW Submission Schedule

January 9, 2023

U SPORTS Athletic Directors, Associate Athletic Directors and Compliance Designates:

Happy New Year! New year, new Whereabouts submission!

Please ensure to read the entirety of this memo, as it contains important information and reminders, plus updates for CCES submission deadlines.

This email applies to institutions who participate in women’s hockey, men’s hockey, or men’s football, for the purposes of CCES doping control requirements, but is being sent to all ADs, Associate ADs, and Compliance Designates from U SPORTS Central. Please ensure to pass this along to others within your athletic department or medical staff who may manage your anti-doping portfolio as required.

*NEW* CCES WHEREABOUTS SUBMISSION DEADLINES

The CCES Whereabouts submission schedule has been updated effective 2023 moving forward. One of the three submission dates for football has been adjusted to accommodate the flow of information leading into camp and the beginning of season. Many institutions were submitting incomplete information as of May 15^th, and then having to circle back in late July. In order to create a more cohesive schedule, the previous submission date of May 15^th has been changed to July 15^th.

Along with this change, we’ve moved to a twice-annual submission for men’s and women’s hockey. This means hockey institutions will only submit their whereabouts on September 15^th for the period of September 15 to January 14, and then on January 15^th for the period of January 15^th until off-season practices conclude.

UPDATED CCES Whereabouts Submission Calendar

January 15 (football, men’s & women’s hockey)

July 15 – New Date (football only)

September 15 (football, men’s & women’s hockey)

Please note that we will be enforcing fines for late submissions, as per Policy 40.30.3.6.1.

If not received by the appropriate date: $50 per instance per Sport.

If not received by two (2) weeks after the deadline: $100 per Sport.

REMINDER: UPCOMING SUBMISSION DEADLINE – JANUARY 15, 2023

The next Whereabouts submission deadline is January 15, 2023. Please submit your Football and Hockey data requirements for doping control to U SPORTS (whereabouts@usports.ca) by this date, covering all required information. This submission period should cover from January 15^th until off-season training has concluded on your campus.

We have attached an updated Whereabouts Fill-In Template that can be used to submit your upcoming whereabouts’ information, as desired. The use of this specific template is not a requirement but is being provided if your institution would prefer to use it to structure your submissions. Please ensure to submit your information using appropriate formats as outlined below.

PROCESS FOR CCES WHEREABOUTS SUBMISSION

We have experienced some errors and issues from institutions relating to their Whereabouts submissions. For example: missing information, submitted after the deadline, in the wrong format and unable to view, or sent to the wrong email address. These errors result in several inefficiencies and inaccuracies affecting all parties involved.

A friendly reminder to please follow the submission processes outlined below:

Where to Submit Your CCESS Whereabouts

Email your information to U SPORTS at whereabouts@usports.ca.

(*DO NOT email the CCES directly with your Whereabouts)

What to Include in Your CCES Whereabouts Information

WOMEN’S HOCKEY / MEN’S HOCKEY

1) Detailed team schedules

Practices
Training sessions
Group training
Team meetings

Information for schedules must include:

- Location and full address

- Start and end times

- Site contact person (name of coach, athletic trainer, etc.).

FOOTBALL

1) Detailed team schedules

Practices
Training sessions
Group training
Team meetings

Information for schedules must include:

- Location and full address

- Start and end times

- Site contact person (name of coach, athletic trainer, etc.)

2) Physical evaluation data for all players

Strength, speed, etc.

Information for physical evaluation data must:

- Include all testing done in the previous 4-12 month period

- Be provided in an Excel (or equivalent) format that can be sorted by player and is consistent from one reporting period to another

3) Contact information for all players

In-season information
Out-of-season information

Contact information for all players must include:

- Name

- Applicable civic and school address(es) during the time period

- Phone number

- Email address

How to Format of your CCESS Whereabouts Submission

Your CCES Whereabouts information must cover the entire period until the next submission and should be as specific as possible. If specific details are not available for later events at the submission deadlines, the information should be updated to U SPORTS as soon as it becomes available (i.e., Spring Camp or Training Camp or practice schedule).

Accepted formats:

Calendar-style format for practices / training / meetings (see attached)
Detailed e-mail
Excel document for football physical evaluation data and student-athlete contact information

Note: Information in online shared platforms (i.e., SharePoint) are not accepted.

Thank you all for your understanding and cooperation. We appreciate all the hard work your athletic departments do to provide exceptional student-athlete experiences!

If you have any questions, please feel free to reach out to me directly.

Cheers,

Elysse Pilon

epilon@usports.ca

NOTE DE SERVICE: Informations de localisation (15 janvier 2023) et NOUVEAU calendrier de transmission des informations

9 janvier 2023

Directeurs sportifs, directeurs sportifs associés et responsables de la conformité de U SPORTS :

Bonne année! Qui dit nouvelle année, dit nouvelle transmission d’informations de localisation!

Veuillez lire la totalité de ce mémo, car il contient des informations et des rappels importants, ainsi que des mises à jour des dates limites de transmission du CCES.

Ce courriel s’adresse aux institutions qui participent au hockey féminin, au hockey masculin ou au football masculin et concernent les exigences du CCES en matière de contrôle de dopage. Il est aussi envoyé à tous les directeurs sportifs, directeurs sportifs associés et responsables de la conformité de U SPORTS Central. Veuillez vous assurer de transmettre ces informations aux autres personnes de votre département des sports ou aux membres du personnel médical qui pourraient être impliqués dans la gestion du contrôle de dopage, le cas échéant.

*NOUVEAU* CALENDRIER DU CCES POUR LA TRANSMISSION DES INFORMATIONS DE LOCALISATION

Le calendrier de transmission des informations de localisation du CCES a été mis à jour pour 2023. L’une des trois dates de transmission pour le football a été ajustée pour s’adapter à toute la circulation des informations menant au camp et au début de la saison. De nombreux établissements transmettaient des informations incomplètes à partir du 15 mai, puis devaient revenir en arrière à la fin du mois de juillet. Afin de créer un calendrier plus cohérent, l’ancienne date de transmission du 15 mai a été déplacée au 15 juillet.

Parallèlement à ce changement, nous sommes passés à deux transmissions par année pour le hockey masculin et féminin. Cela signifie que les établissements de hockey transmettront leurs informations de localisation le 15 septembre pour la période allant du 15 septembre au 14 janvier, puis le 15 janvier pour la période allant du 15 janvier à la fin des séances d’entraînement hors saison.

Calendrier de transmission des informations de localisation du

CCES MIS À JOUR

15 janvier (football, hockey masculin et féminin)

15 juillet — Nouvelle date (football seulement)

15 septembre (football, hockey masculin et féminin)

Veuillez noter que nous appliquerons des amendes pour les transmissions tardives, conformément à la politique 40.30.3.6.1.

Si les informations ne sont pas reçues avant la date limite :

50 $ par cas et par sport.

Si les informations ne sont pas reçues deux (2) semaines après la date limite :

100 $ par sport.

RAPPEL : PROCHAINE DATE LIMITE DE TRANSMISSION — 15 JANVIER 2023

La prochaine date limite de transmission des informations de localisation est le 15 janvier 2023. Veuillez transmettre vos données de football et de hockey pour le contrôle de dopage à U SPORTS (whereabouts@usports.ca) avant cette date en vous assurant d’inclure toutes les informations requises. Cette période de transmission devrait couvrir la période du 15 janvier jusqu’à la fin de l’entraînement hors saison sur votre campus.

Vous trouverez ci-joint un modèle actualisé d’informations de localisation qui peut être utilisé pour transmettre vos prochaines informations de localisation. Vous n’êtes pas obligé d’utiliser ce modèle spécifique, mais il peut être utile à une institution qui souhaiterait structurer les transmissions. Veillez à transmettre vos informations en utilisant les formats appropriés, comme indiqué ci-dessous.

PROCESSUS DE TRANSMISSION DES INFORMATIONS DE LOCALISATION AU CCES

Nous avons été confrontés à des erreurs et des problèmes de la part d’établissements dans la transmission d’informations de localisation. Par exemple : informations manquantes, transmission après la date limite, mauvais format et impossible à consulter, ou envoyée à la mauvaise adresse courriel. Ces erreurs entraînent plusieurs enjeux liés à l’efficacité et à la précision des données qui affectent toutes les parties concernées.

Nous vous rappelons l’importance de suivre les processus de transmission décrits ci-dessous :

Où transmettre vos informations de localisation au CCESS

Envoyez vos informations par courriel à U SPORTS à whereabouts@usports.ca.

(*N’ENVOYEZ PAS vos informations de localisation directement au CCES)

Ce que vous devez inclure dans vos informations de localisation au CCES

HOCKEY FÉMININ / HOCKEY MASCULIN

1) Horaires détaillés des équipes

Pratiques
Séances d’entraînement
Formations en groupe
Réunions d’équipe

Les informations relatives aux horaires doivent comprendre :

- Le lieu et l’adresse complète

- Les heures de début et de fin

- Personne-ressource sur le site (nom de l’entraîneur(e), du (ou de la) soigneur(e) ou du (ou de la) préparateur(trice) physique, etc.).

FOOTBALL

1) Horaires détaillés des équipes

Pratiques
Séances d’entraînement
Formations en groupe
Réunions d’équipe

Les informations relatives aux horaires doivent comprendre :

- Le lieu et l’adresse complète

- Les heures de début et de fin

- Personne-ressource sur le site (nom de l’entraîneur(e), du (ou de la) soigneur(e) ou du (ou de la) préparateur(trice) physique, etc.).

2) Données relatives à l’évaluation physique de tous les joueurs

Force, vitesse, etc.

Les informations relatives à l’évaluation physique doivent :

- Inclure tous les tests effectués au cours de la période précédente de 4 à 12 mois

- Être fournies dans un format Excel (ou équivalent) qui peut être trié par joueur et qui est cohérent d’une période de transmission à l’autre

3) Les coordonnées de tous les joueurs

Coordonnées durant la saison
Coordonnées durant la saison morte

Les coordonnées de tous les joueurs doivent comprendre :

- Nom

- Adresse(s) civique(s) et scolaire(s) applicable(s) pendant la période considérée

- Numéro de téléphone

- Adresse courriel

Format de votre transmission d’informations de localisation au CCES

Vos informations de localisation à transmettre au CCES doivent couvrir toute la période jusqu’à la prochaine transmission et doivent être aussi précises que possible. Si des informations spécifiques concernant certains événements qui auront lieu avant la date de la prochaine transmission ne sont pas encore disponibles, elles doivent être mises à jour sur U SPORTS dès qu’elles sont disponibles (par exemple, le camp de printemps ou le camp d’entraînement ou le calendrier des entraînements).

Formats acceptés :

Format de type calendrier pour les entraînements/formations/réunions (voir ci-joint)
Courriel détaillé
Document Excel pour les données d’évaluation physique du football et les coordonnées des étudiants-athlètes

Remarque : Les informations contenues dans des plateformes partagées en ligne (par exemple, SharePoint) ne sont pas acceptées.

Merci à tous pour votre compréhension et votre collaboration. Nous apprécions tout le travail que vos départements sportifs font pour offrir des expériences exceptionnelles aux étudiants-athlètes !

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à m’en faire part directement.

Salutations,

Elysse Pilon

epilon@usports.ca