Please do not respond to this email. If you have any questions, send an email to [email protected].
Licence Renewal Process for Licensed Condominium Management Companies
This message is being sent to all licensed condominium management provider companies and their Principal Condominium Managers (PCMs). The CMRAO will begin accepting applications and payments for licence renewals on June 1, 2021. Applications and payments must be submitted online by 11:59 p.m. on June 30, 2021.
 
For now, here is some essential information to help you prepare for the renewal process. Please review this information carefully.
 
Annual Licensing Fee
The annual fee is $799 + $327 for each licensee that the company employs. The CMRAO will calculate the annual licensing fees for providers based on employment information reported by the providers and individual licensees as of 11:59 p.m. on May 31, 2021.
 
For more information about CMRAO's licensing fees, please visit our website.
 
When do I update my list of licensees?
You must update your list of licensees during the month of May.
 
Who can update the list?
Any “authorized representative” of the company can update the list online through their CMRAO account. For each company, the following two people are automatically given this access:

  1. The principal condominium manager (PCM)
  2. The person who submitted the company’s licence application (if different from the PCM)
 
If you would like to provide access to other unlicensed employees of the company (for example, administrative assistants and HR representatives), please have the PCM email us at [email protected] and our staff can assist with setting this up. You can provide access to other licensed managers directly through the online portal.
 
How do I update the list?
To update the list of licensees, an authorized representative should do the following:
 
  1. Log in to their CMRAO account
  2. Select “Associated Companies” on the left-hand side
  3. Select the company
  4. Select “Managers” on the left-hand side
  5. Add and remove managers from the list (please note: to remove a manager you will need to include the reason for termination)
 
Who is currently included in the list?
The list of managers you see will include all individuals who:
 
  • reported that they are currently employed by your company
  • have had their licence application approved and their licence issued (they have paid for their licence)
 
The list also includes updates the company has provided to the CMRAO. If you see a former employee on the list, it is because that individual reported your company as a current employer. To remove an employee, you have to enter an end date and the reason for termination.
 
Who is not currently on the list?
Licensees who mistakenly reported an “end date” on their application will not show up on your list. It is the responsibility of the PCM to ensure they are included in the list. Licensees who have recently been approved but have not yet paid for their licence will not appear on the list; they will be automatically added once they have paid. For this reason, it is important to check the list periodically throughout the month of May, especially toward the end of the month.
 
What else should I expect?
You can expect to see additional emails from the CMRAO throughout the month of June.
 
As a general reminder, it is the condominium management provider’s responsibility to maintain its corporate information on an ongoing basis. Subsection 45 (1)(b) of the Condominium Management Services Act, 2015 (CMSA), states that “Every licensed condominium management provider shall, within five days after the event, notify the registrar in writing of … the date of commencement or termination of the employment of every condominium manager that the provider employs and, in the case of the termination of employment of a condominium manager, the reason for the termination.”
 
If you experience any problems logging in or understanding the renewal process, please use the Live Chat feature on our website or send an email to [email protected] for assistance. If necessary, CMRAO staff can also schedule a phone call to guide you through the process.
 
Insurance Requirements
As part of the renewal application, all condominium management provider companies will be required to submit certificates of insurance for the following:
 
  • Errors and Omissions insurance that includes coverage for every condo manager that the company employs; and
  • Fidelity insurance, including against losses that a client of the provider suffers and that arise from dishonesty of condominium managers that the provider employs or of other employees, directors, and officers of the provider.
 
For more information about insurance requirements, please go to the CMRAO website.
 
CMRAO staff are available to assist and answer questions at any point during the licence-renewal process. Please contact us at [email protected], or visit the CMRAO website for additional information.
Meeting Standards. Creating Trust. Building Confidence.
Condominium Management Regulatory Authority of Ontario (CMRAO)
Veuillez ne pas répondre à ce courriel. Pour toute question, veuillez envoyer un courriel à l'adresse [email protected].
Processus de renouvellement de permis pour les entreprises de gestion de condominiums agréées
Ce message est envoyé à toutes les entreprises de services de gestion de condominiums agréées et à leurs gestionnaires principaux de condominiums. L’OORGC commencera à accepter les demandes et les paiements au titre du renouvellement des permis dès le 1er juin 2021. Toutes les demandes et tous les paiements doivent être soumis en ligne au plus tard à 23 h 59 le 30 juin 2021.
 
Pour l’instant, voici quelques informations importantes pour vous aider à vous préparer. Veuillez les lire attentivement :
 
Droits de permis annuels 
Les droits de permis annuels pour les fournisseurs de services de gestion de condominiums sont de 799 $ + 327 $ par titulaire de permis employé par l’entreprise. L’OORGC calculera les droits pour chaque entreprise en fonction des informations d’emploi fournies par les entreprises de services et les titulaires de permis individuels en date du 31 mai 2021 à 23 h 59.
 
Pour plus d'informations sur les droits de permis de l’OORGC, veuillez visiter notre site Web. 
 
Quand dois-je mettre à jour ma liste de titulaires de permis? 
Vous devez mettre à jour votre liste de titulaires de permis au cours du mois de mai. 
 
Qui peut mettre à jour la liste? 
Tout « représentant autorisé » de l’entreprise peut mettre à jour la liste en se connectant à son compte de l’OORGC.
 
Pour chaque entreprise, cet accès est automatiquement attribué à deux personnes : 

  1. le gestionnaire principal de condominiums;
  2. la personne qui a soumis la demande de permis de l’entreprise (si différente du gestionnaire principal de condominiums).
 
Si vous souhaitez donner accès à d’autres employés de l’entreprise sans permis (par exemple, adjoints administratifs, représentants des ressources humaines, etc.), veuillez nous contacter par courriel à l’adresse [email protected]. Notre personnel pourra vous aider à mettre en place cette solution. Vous pouvez donner accès à d’autres gestionnaires agréés directement sur le portail en ligne.
 
Comment puis-je mettre à jour la liste? 
Pour mettre à jour la liste des titulaires de permis, un représentant autorisé doit : 
 
  1. Se connecter à son compte de l’OORGC
  2. Sélectionner « Entreprises associées » sur le côté gauche
  3. Sélectionner l’entreprise 
  4. Sélectionner « gestionnaires » sur le côté gauche 
  5. Ajouter et supprimer des gestionnaires de la liste (veuillez noter que pour supprimer un gestionnaire, vous devez inclure le motif de la cessation d’emploi)
 
Qui est actuellement inclus dans la liste? 
La liste des gestionnaires que vous voyez inclura toutes les personnes : 
 
  • qui ont déclaré être actuellement employées par votre entreprise; 
  • dont la demande de permis a été approuvée et dont le permis a été émis (droits de permis payés). 
 
La liste inclut également les mises à jour que l’entreprise a fournies à l’OORGC. Si vous voyez un ancien employé sur la liste, c’est parce que cette personne a déclaré que votre entreprise est son employeur actuel. Pour supprimer un employé, vous devez entrer une date de fin et le motif de la cessation d’emploi.
 
Qui n’est pas actuellement sur la liste?
Les titulaires de permis qui ont indiqué par erreur une « date de fin » dans leur demande ne figureront pas sur votre liste. Il incombe au gestionnaire principal de condominiums de s’assurer qu’ils sont inclus dans la liste. 
 
Les titulaires de permis récemment approuvés, mais n’ayant pas encore payé leurs droits de permis, ne figureront pas sur la liste. Ils seront automatiquement ajoutés une fois qu’ils auront payé. Pour cette raison, il est important de vérifier la liste périodiquement tout au long du mois de mai, en particulier vers la fin du mois.
 
À quoi d’autre puis-je m’attendre? 
Vous recevrez des courriels supplémentaires de la part de l’OORGC tout au long du mois de juin. 
 
À titre de rappel général, il est de la responsabilité de l’entreprise de services de gestion de condominiums de maintenir en permanence les informations la concernant. 
 
Le paragraphe 45 (1) b) de la Loi de 2015 sur les services de gestion de condominiums stipule que « le fournisseur de services de gestion de condominiums agréé avise par écrit le registrateur de ce qui suit, dans les cinq jours […] la date de l’entrée en fonction de chacun des gestionnaires de condominiums qu’il emploie, celle de la cessation de ses fonctions et, dans ce dernier cas, le motif de la cessation. » Si vous rencontrez des problèmes pour vous connecter ou pour comprendre le processus de renou-vellement, veuillez envoyer un courriel à [email protected] pour obtenir de l’assistance. Au besoin, le personnel de l’OORGC peut également planifier un appel téléphonique pour vous guider tout au long du processus.
 
Exigences d’assurance 
Dans le cadre de la demande de renouvellement, toutes les entreprises de gestion de condominiums devront soumettre des certificats d’assurance pour :

  • Assurance responsabilité civile professionnelle prévoyant une protection pour chaque gestionnaire de condominiums employé; et
  • Assurance détournement et vol, y compris contre les pertes subies par les clients et qui résultent de la malhonnêteté du gestionnaire de condominiums ou d’autres employés, administrateurs ou dirigeants du fournisseur.
 
Pour plus d’informations sur les exigences en matière d’assurances, veuillez consulter le site Web de l’OORGC.
 
Le personnel de l’OORGC reste à votre disposition pour répondre aux questions concernant le processus de renouvellement de permis. Veuillez nous contacter à l’adresse [email protected] ou visiter le site Web de l’OORGC pour plus d’informations.
Respecter les normes. Établir la confiance. Bâtir l'assurance.
L’Office ontarien de réglementation de la gestion des condominiums (OORGC) [email protected] | www.cmrao.ca