• Cheer Canada Board of Directors Information & Nomination Form
  • Information sur le conseil d'administration de Cheer Canada et formulaire de nomination
Cheer Canada Board of Directors Information & Nomination Form

Thank you for your interest in standing for election as a director of Cheer Canada. The purpose of this document is to educate prospective candidates for election about the roles, responsibilities and commitment of a Director of Cheer Canada, so that candidates are fully informed about what is expected of them and what might lie ahead.
Cheer Canada is at an extremely important stage in the development of our sport and in the progression of our National Sport Organization (NSO) towards gaining recognition by Sport Canada. We have made measurable progress and are looking for members of the team to contribute to strategic areas of development in our organization. Nominees will be subject to an election conducted at the Annual General Meeting of the Members, August 15 th , 2020, conducted by video conference platform.
Cheer Canada is committed to creating an inclusive and diverse work environment and is proud to be an equal opportunity employer. All qualified nominees will receive consideration without regard to race, ancestry, place of origin, colour, ethnic origin, citizenship, creed, gender, sexual orientation, age, marital status, family status or disability.

What is the process to be nominated as a Director of Cheer Canada?
All individuals who are interested in becoming a Director of Cheer Canada must complete the Nomination Form in full.  https://forms.gle/cjZmhBzn5ueTFPK7A
All nominees will be contacted to attend a zoom information session during the first week of August. 

What is required of me if I am a successful candidate?
If elected, or a successful nominee, he/she must be willing to:
  • Provide a current police check,as per Cheer Canada’s Screening Policy, 
  • Sign the Cheer Canada Conflict of Interest form,
  • Sign a Cheer Canada Confidentiality agreement,
  • Complete the online Governance course from Sport for Life,
  • Complete an “on boarding” process. 
  • Successful nominees will join a meeting of the Board of Directors on August 15th, immediately after the election of Directors during a recess of the AGM. The purpose of the board meeting is to elect Officers of the Board. The Members of Cheer Canada (the Provincial Sports Organizations) will then ratify the Officers. All nominees will be invited to an information session to be informed of this process in greater detail.

Can I nominate myself?
Yes. Candidates may nominate themselves or be nominated by others. In cases where an individual is nominated by someone else, the candidate must consent in writing, to the nomination.
What is the deadline for submitting a Nomination Form?
Nomination Forms should be submitted as soon as possible, but no later than Friday, July 31, 2020.
What is the structure and composition of the Board of Directors of Cheer Canada?

Composition of the Board (as per Cheer Canada Bylaws)
4.1 Directors – The Board will consist of eleven (11) Directors as follows:
  • Five (5) Directors-at-Large;
  • Five (5) Regional Directors, one (1) from each of the following Regions:
  • Pacific Region: British Columbia, Alberta, Yukon and Northwest Territories; 
  • West Region: Manitoba, Saskatchewan, Nunavut;
  • Central Region: Ontario;
  • East Region: Quebec; and
  • Atlantic Region: New Brunswick, Prince Edward Island, Nova Scotia and Newfoundland and Labrador.
Regional Directors must reside in the Region for which they are nominated and will be elected for a minimum of 12 months. If a Regional Director moves out of the Region they were elected to represent, they must resign to make way for the election of a replacement who resides in the Region; and
  • One (1) Director representative of the athletes.
  • Athlete Director must have been an athlete on Team Canada Premier within the past 5 years.
  • Any athlete interested in being nominated for this position should contact Sandy Han by email at TeamCanada@CheerCanada.ca

Eligibility of Directors  
4.2 Eligibility – Any individual, who is eighteen (18) years of age or older, who is a resident of Canada as defined in the Income Tax Act , who has the power under law to contract, who has not been declared incapable by a court in Canada or in another country, and who does not have the status of bankrupt, may be nominated for election or appointment as a Director. Regional Directors must reside in the region to which they are elected.

4.3 Ineligible – The following individuals and Members cannot be nominated, appointed or elected as a Director and, if a current Director fills any of the roles below, the Director will be removed as a Director:
  • Any employee of the Corporation for the duration of their employment and one (1) year after termination of their employment; or
  • Any individual or Registrant who is hired to perform specific work for the Corporation, either individually or as a partner, associate, board member or shareholder of a corporation for the duration of the specific work and one (1) year after delivery of the work.

It is recommended that new Cheer Canada Directors NOT be a Director or an employee of a Provincial Sports Organization (PSO) due to time constraints and conflict of interest concerns (as per Cheer Canada’s Code of Conduct Policy). 

 How many Board positions are being sought?
A total of six Board positions will be vacant
  • Eastern Regional Director - to be filled by the FCQ Board of Directors
  • Atlantic Regional Director - to be filled by the NS, NB & NFLD Boards
  • Athlete Director - to be selected by the current & former Team Canada Premier athletes, in conjunction with the Athlete Director Nominating Committee
  • Two At-Large Directors (2 year terms) - to be elected by the CC Membership as per By-Laws: one of whom is seeking re-election (Charles Lanoue).
  • One At-Large Director (currently vacant - term finishes in 2021) - to be elected by the CC Membership as per By-Laws

Terms of the positions (as per Cheer Canada By Laws)
Terms – Elected Directors will hold office for a term of two (2) years and will hold office until their successors have been duly elected in accordance with these By-laws, unless they resign, or are removed from, or vacate their office. Directors may not serve more than four (4) consecutive terms beginning with the adoption of these By-laws.

The terms of the new directors will be as follows:
  • Eastern Regional Director: ending at the 2022 AGM
  • Atlantic Regional Director: ending at the 2022 AGM
  • Athlete Director: ending at the 2022 AGM
  • At Large director with greatest # votes: ending at the 2022 AGM
  • At Large Director with 2nd greatest # votes: ending at the 2022 AGM
  • At Large Director with 3rd greatest # votes: ending at the 2021 AGM
What are the duties of a Director?
Directors are responsible for establishing the short and long term strategic plan for Cheer Canada and in governing the affairs of Cheer Canada on behalf of the Members. Directors have a relationship of ‘trust’ with Members, and it is from this trust relationship that important legal duties arise. It is important to remember that the members have placed their faith in the directors to both do the right thing and do things right. Fiduciary duties of a director are identified in federal statute and in common law, and encompass three components:
  • The duty of diligence– this is the duty to act reasonably, prudently, in good faith and with a view to the best interests of Cheer Canada and its Members. Personal agendas must be set aside.
  • The duty of loyalty– this is the duty to place the interests of Cheer Canada first, ahead of the interests of other associations (including Provincial Sport Organizations), and to not use one’s position as a Director of Cheer Canada to further private interests.
  • The duty of obedience– this is the duty to act within the scope of the bylaws, policies and rules of Cheer Canada, and within the scope of other laws, rules and regulations that apply. In particular, policies relating to Confidentiality, Conflict of Interest and Code of Conduct are very important.
What are the competencies, experience and qualities sought in potential Directors?

In addition to legal duties, directors are also expected to fulfill certain job requirements. A capable director is one who:
  • Has the experience to meet the criteria contained in the Nomination Form attached,
  • Demonstrates a strong personal commitment to the work of Cheer Canada,
  • Possesses knowledge, skills and/or expertise in one or more areas of board governance,
  • Is willing to serve on committees to support Cheer Canada in doing its work,
  • Prepares for, attends, and participates fully in Board meetings,
  • Publicly represents the positions and views of Cheer Canada, even if they might differ from the director’s personal positions or views, and
  • Understands and respects the confidentiality of the business of Cheer Canada.
Additional preferences and competencies that are currently an asset to maintaining a balanced and representational Board include :
  • Knowledge and experience in the varied cheer disciplines and officiating,
  • Revenue generation / sponsorship experience,
  • Bilingual (French – English),
  • Geographical representation across Canada,
  • Understanding of long term athlete development

What time and work commitment are involved?
The Cheer Canada Board meets monthly, and bi-weekly on a seasonal basis. Most meetings are held by video conference call and conducted in English. A director is expected to be prepared for these meetings, by having reviewed the agenda and read all materials distributed in advance. Directors are also expected to participate in the Annual General Meeting of Cheer Canada and may be asked to represent Cheer Canada at other local, regional, or national events. A director should expect to spend approximately 7-10 hours per week on matters involving Cheer Canada.
If I decide to stand for election, what are the next steps?
1.    If you have any questions about what is involved in being a Director on the National Board, please feel free to contact Executive Director Joanna Low ( executivedirector@cheer canada.ca  / 403.863.3010)
2.    Complete the Nomination Form by July 31st, 2020.
Are there other ways to contribute to Cheer Canada efforts (other than being a Director)?
Absolutely. Several committees require and are currently accepting nominations for capable and committed people from across Canada to fill roles to do much of the work to ensure the direction of the Board and Members is properly carried out. This is an excellent way to have input into a particular area within our sport that fits with your area of expertise.
What is the timeline of events related to the election of Directors?
  • July 16th - Distribution of nomination information
  • July 31st - All nominations for Board of Director candidates to be received
  • August 3rd - Director information to be distributed to Cheer Canada Members (the Provincial Sport Organizations)
  • August 15th - Election of Directors at the AGM
Voting will take place at the Annual General Meeting of the Members on August 15, 2020 by Zoom video conference. Only those Members in good standing are eligible to vote. Members are the provincial governing bodies. 
Successful Nominees will be asked to participate in a Board meeting (by Zoom video conference) immediately following their election for the purpose of electing the Officers (President, Vice President, Treasurer and Secretary). There will also be a meeting of the Board on Sunday, August 16th from 10:00AM to 12:00 noon MST by Zoom video conference. 
Information sur le conseil d'administration de Cheer Canada et formulaire de nomination

Nous vous remercions de votre intérêt à vous présenter aux élections en tant que candidat au poste d’administrateur au conseil d’administration de Cheer Canada. Le présent document a pour objectif d’informer les candidats potentiels sur les rôles, les responsabilités et l’engagement d’un administrateur de Cheer Canada, afin que les candidats à l’élection soient pleinement informés de ce que l’on attend d’eux et de ce qui pourrait suivre.

Cheer Canada est à une étape extrêmement importante du développement de notre sport et de sa progression vers la reconnaissance en tant qu’organisme national de sport (ONS) par Sport Canada. Nous avons fait de remarquables progrès et nous comptons sur la contribution des membres de l’équipe pour développer des secteurs névralgiques dans notre organisation. Les candidats seront sujets à une élection lors de l’Assemblée Générale Annuelle (AGA) tenue sur plateforme de vidéoconférence le 15 août 2020.

Cheer Canada s'engage à créer un environnement de travail inclusif et diversifié et est fier d'être un employeur offrant l'égalité des chances. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération sans égard à la race, l'ascendance, le lieu d'origine, la couleur, l'origine ethnique, la citoyenneté, la croyance, le sexe, l'orientation sexuelle, l'âge, l'état matrimonial, la situation familiale ou le handicap.

Quel est le processus pour être nommé administrateur de Cheer Canada?
Toute personne souhaitant devenir administrateur de Cheer Canada doit remplir le formulaire de mise en candidature au complet.   https://forms.gle/cjZmhBzn5ueTFPK7A

Qu'attend-on de moi si je suis un candidat retenu?
S'il/elle est élu(e) ou un candidat retenu, il/elle doit être disposé(e) à:
  • Fournir une vérification policière à jour, conformément à la politique de filtrage de Cheer Canada,
  • Signez le formulaire sur les conflits d'intérêts de Cheer Canada,
  • Signer un accord de confidentialité de Cheer Canada,
  • Compléter le cours de gouvernance en ligne de Sport pour la vie,
  • Compléter un processus «d'embarquement». 

Puis-je me nominer moi-même?
Oui. Les candidats peuvent se nominer eux-mêmes ou être nominés par d’autres personnes. Dans le cas où une personne serait nominée par une autre personne, le candidat doit consentir à la nomination.
Quelle est la date limite pour soumettre un formulaire de mise en candidature?
Les formulaires de mise en candidature doivent être soumis dès que possible, mais au plus tard le vendredi 31 juillet 2020.

Quelle est la structure et la composition du conseil d'administration de Cheer Canada?

Composition du conseil (as per Cheer Canada Bylaws)
4.1 Administrateurs – Le conseil se compose de onze (11) administrateurs comme suit:
  • Cinq (5) administrateurs généraux;
  • Cinq (5) directeurs régionaux, un (1) de chacune des régions suivantes:
  • Région du Pacifique: Colombie-Britannique, Alberta, Yukon et Territoires du Nord-Ouest;
  • Région de l'Ouest: Manitoba, Saskatchewan, Nunavut;
  • Région du Centre: Ontario;
  • Région de l'Est: Québec; et
  • Région de l'Atlantique: Nouveau-Brunswick, Île-du-Prince-Édouard, Nouvelle-Écosse et Terre-Neuve-et-Labrador.
Les directeurs régionaux doivent résider dans la région dans laquelle ils ont été nominés et élus un minimum de 12 mois avant leur élection. Si un directeur régional déménage de la région où il a été élu pour la représenter, il doit démissionner pour laisser la place à l’élection d’un remplaçant qui habite dans la région; et
  • Un (1) administrateur représentant des athlètes.
  • Le directeur des athlètes doit avoir été un athlète d'Équipe Canada Premier au cours des 5 dernières années.
  • Tout athlète intéressé à être mis en candidature pour ce poste devrait communiquer avec Sandy Han par courriel à TeamCanada@CheerCanada.ca.

Admissibilité des administrateurs
4.2 Admissibilité – Toute personne âgée de dix-huit (18) ans ou plus qui réside au Canada au sens de la Loi de l'impôt sur le revenu , qui a le pouvoir au sens de la Loi de contracter, n'a pas été déclarée incapable par un tribunal du Canada ou dans un autre pays et qui n’a pas le statut de failli, peut être proposé à l’élection ou à la nomination à un poste d’administrateur. Les directeurs régionaux doivent être résidents de la région dans laquelle ils sont élus.
4.3 Non admissible - Les personnes et les membres suivants ne peuvent être mis en nomination, nommés ou élus administrateurs et, si un administrateur actuel remplit l'un des rôles ci-dessous, l’administrateur sera retiré en tant qu’administrateur:
a)     Tout employé de Cheer Canada pour la durée de leur emploi et un (1) an après la cessation de leur emploi ; ou
b)     Toute personne physique ou titulaire qui est engagé pour effectuer un travail spécifique pour Cheer Canada, individuellement ou en tant que partenaire, associé, membre du conseil d'administration ou actionnaire d'une société pour la durée du travail spécifique et un (1) an après la livraison du travail.

Il est recommandé que les nouveaux administrateurs de Cheer Canada ne soient pas administrateur ou employé d’une Organisation Sportive Provinciale (OSP) en raison de préoccupations de contraintes de temps et de conflits d’intérêts (selon le Code de conduite de Cheer Canada).

Combien de postes d’administrateur sont à combler?
Six postes d’administrateur sont à combler
  • Directeur régional de la Région de l’Est​ - à combler par le conseil d'administration de la FCQ
  • Directeur régional de la Région de l’Atlantique - à combler par les conseils d'administration des OSP du Nouveau-Brunswick, de la Nouvelle-Écosse et de Terre-Neuve-et-Labrador
  • Directeur des athlètes​ - à être sélectionné par les athlètes actuels et anciens d'Équipe Canada Premier, en collaboration avec le comité de nomination du Directeur des athlètes
  • Deux administrateurs généraux (mandats de 2 ans)​ - à être élus par les membres de Cheer Canada conformément aux statuts: dont l'un cherche à être réélu (Charles Lanoue)
  • Un administrateur général (actuellement vacant - fin du mandat en 2021) - à être élu par les membres de Cheer Canada conformément aux statuts

Termes des postes ​(conformément aux statuts de Cheer Canada)
4.7 Termes – Les administrateurs élus resteront en fonction pour un mandat de deux (2) ans et demeureront en fonction jusqu'à ce que leurs successeurs aient été dûment élus conformément aux présents statuts, à moins qu'ils ne démissionnent, ne soient démis ou ne quittent leur poste. Les administrateurs ne peuvent pas remplir plus de quatre (4) mandats consécutifs à compter de l'adoption de ces statuts.
Les termes des nouveaux administrateurs seront comme suit:
  • Directeur régional de la Région de l’Est: se terminant à l’AGA 2022
  • Directeur régional de la Région de l’Atlantique:se terminant à l’AGA 2022
  • Directeur des athlètes: se terminant à l’AGA 2022
  • Administrateur général #1 en nombre de votes:se terminant à l’AGA 2022
  • Administrateur général #2 en nombre de votes:se terminant à l’AGA 2022
  • Administrateur général #3 en nombre de votes:se terminant à l’AGA 2021
Quels sont les devoirs d'un administrateur?

Les administrateurs sont responsables de l’établissement du plan stratégique à court et à long terme de Cheer Canada et de la gestion des affaires de Cheer Canada au nom des membres. Les administrateurs ont une relation de «confiance» avec les membres, et c’est de cette relation de confiance que naissent d’importantes obligations juridiques. Il est important de se rappeler que les membres ont fait confiance aux administrateurs pour qu’ils fassent les bonnes choses et qu’ils les fassent correctement. Les obligations fiduciaires d'un administrateur sont définies dans les statuts fédéraux et dans la Loi et englobent trois éléments: 
  • Le devoir de diligence - c'est le devoir d'agir de manière raisonnable, prudente, de bonne foi et dans le meilleur intérêt de Cheer Canada et de ses membres. Les agendas personnels doivent être mis de côté.
  • L’obligation de loyauté - c’est l’obligation de placer les intérêts de Cheer Canada en premier lieu avant ceux d’autres associations (y compris les organisations sportives provinciales) et de ne pas utiliser son poste d’administrateur de Cheer Canada pour défendre des intérêts privés.
  • Le devoir d'obéissance - c'est le devoir d'agir dans le cadre des statuts, des politiques et des règles de Cheer Canada, ainsi que dans celui d'autres lois, règles et règlements qui s'appliquent. En particulier, les politiques relatives à la confidentialité et aux conflits d’intérêts, et le code de conduite sont très importants.

Quelles sont les compétences, l'expérience et les qualités recherchées chez les administrateurs potentiels?

En plus des obligations légales, les administrateurs doivent également remplir certaines conditions d’emploi. Un administrateur capable est celui qui:
Possède l'expérience pour satisfaire la plupart, sinon tous les critères énoncés dans le formulaire de mise en candidature ci-dessous,
  • Démontre un engagement personnel fort envers le travail de Cheer Canada,
  • Possède des connaissances, des compétences et / ou une expertise dans un ou plusieurs domaines de la gouvernance de conseil,
  • Est disposé à faire partie de comités et de groupes de travail pour aider Cheer Canada à faire son travail,
  • Prépare, assiste et participe pleinement aux réunions du conseil,
  • Représente publiquement les positions et les opinions de Cheer Canada, même si elles diffèrent des positions ou opinions personnelles de l’administrateur, et
  • Comprend et respecte la confidentialité des activités de Cheer Canada. 

Les préférences et compétences additionnelles qui sont en ce moment un atout pour maintenir un conseil balancé et représentatif incluent:
  • Connaissance et expérience dans les diverses disciplines du cheerleading et dans l'arbitrage
  • Expertise dans la génération de revenus et le parrainage
  • Bilinguisme (Français – Anglais)
  • Représentation géographique au travers du Canada
  • Compréhension du développement à long terme de l'athlète 

Quel engagement de temps et de travail est impliqué?
Le conseil d'administration de Cheer Canada se réunit tous les mois et aux deux semaines sur une base saisonnière, la plupart des réunions se tiennent par vidéoconférence et se déroulent en anglais. Un administrateur devrait être préparé pour ces réunions, après avoir examiné l'ordre du jour et lu tous les documents distribués à l'avance. Les administrateurs devraient également participer à l'Assemblée Générale Annuelle de Cheer Canada et pourraient être invités à représenter Cheer Canada lors d'autres événements locaux, régionaux ou nationaux. Un administrateur pourrait s’attendre à consacrer entre 7 et 10 heures par semaine à des affaires concernant Cheer Canada.

Si je décide de me présenter aux élections, quelles sont les prochaines étapes?
1.     ​Si vous avez des questions sur les implications d’être un administrateur au conseil national, n'hésitez pas à contacter Joanna Low, Executive Director (executivedirector@cheercanada.ca​ / 403.863.3010)

2.     Remplissez le formulaire de mise en nomination et envoyez-le au plus tard le 31 juillet 2020. 

Peut-on contribuer de d’autres manières aux efforts de Cheer Canada (autrement que d’être administrateur) ?
Absolument. Plusieurs comités requièrent et acceptent actuellement des candidatures de personnes compétentes et engagées de partout au Canada pour remplir des rôles afin de faire une grande partie du travail pour assurer que la direction du conseil et des membres est correctement exécutée. C'est un excellent moyen d'avoir une contribution dans un domaine particulier de notre sport qui correspond à votre domaine d'expertise.

Quelle est la chronologie des événements menant à l'élection des administrateurs?
  • 15 juillet - Distribution de l’information sur la candidature au conseil d’administration
  • 31 juillet - Toutes les candidatures au conseil d’administration doivent être reçues
  • 3 août - Distribution de l’information sur les candidatures au conseil d’administration aux membres de Cheer Canada (les Organisations Sportives Provinciales)
  • 15 août – Élection des administrateurs à l’AGA 

Le vote aura lieu à l'Assemblée Générale Annuelle des membres le 15 août 2020 par vidéoconférence Zoom. Seuls les membres en règle ont le droit de voter. Les membres sont les organisations directrices provinciales.
Les candidats retenus seront invités à participer à une réunion du conseil (par vidéoconférence Zoom) immédiatement après leur élection afin d'élire les officiers (président, vice-président, trésorier et secrétaire). Il y aura également une réunion du conseil d'administration le dimanche 16 août de 10 h 00 à 12 h 00 MST par vidéo conférence Zoom.
Board of Directors / Conseil d'administration
President, Pacific Director - Jim Greenough
Secretary - Kathleen Meyer
West Director - Todd Knihnitski 
East Director - Lilly Demers
Director - Tanya Doerr
Vice President, Central Director - Tara Savoie
Treasurer, Atlantic Director - Erica Royal
Athlete Director - Nick Verburg
Director - Nicole Myers-Pugh
Director - Charles Lanoue
Contact Cheer Canada at info@cheerleadingcanadainc.com