Health Canada's Update - December 5

Good day,

Health Canada and Sun Life are aware of challenges providers have encountered in the past month with the Canadian Dental Care Plan (CDCP) preauthorization process. An “Important Update on Preauthorization” has just been posted.

As a reminder, the CDCP preauthorization process is different from private insurance plans with more stringent coverage criteria focused on the management of basic treatments for caries, periodontal diseases, and periapical conditions. Not all requests for preauthorization will be approved under the CDCP.

We are working to simplify the process, where possible, and provide clearer guidance on the required details and documentation. Some improvements are already in place, while others will take a bit more time to implement. 

Corrective Measures Taken:

• A technical issue caused Sun Life contact center agents to use incorrect scripts for some CDCP-related calls on preauthorization. These have now been updated to ensure accurate information is provided to providers.
• The narratives in the Explanation of Benefit for preauthorization decisions will include more specific details about missing documents or information, instead of the general list of required documentation. This change will be implemented gradually, starting with partial dentures, followed by crowns and additional scaling units as a priority.
• Tutorial videos with checklists for required documentation are being finalized, beginning with partial dentures, crowns, and additional units of scaling. These will be shared with associations as they become available in the coming week(s).
• Health Canada acknowledges the ongoing collaboration with The Denturist Association of Canada to support the CDCP efficiently and effectively. Work will be ongoing between SunLife and Software Vendors, with administrative support from The Denturist Association of Canada, to ensure that EDI submissions with attachments functionalities are working as expected, considering the high volume of submissions received by EDI but with missing attachments.
• Health Canada is reviewing its clinical criteria and will make adjustments to provide greater clarity and flexibility as needed. This will be a gradual process.

We will continue to share updates with you, as they become available. 

We thank you for your patience, understanding and support in sharing this information with your members and for them to share it with their members and staff.

Sincerely,

Marika Nadeau

(she | her)

Director General, Engagement and FPT Relations

Oral Health Branch

Health Canada

Mise à jour de Santé Canada – 5 décembre

Bonjour,

Santé Canada et la Sun Life sont au courant des difficultés que les fournisseurs ont rencontrées au cours du dernier mois dans le cadre du processus d'autorisation préalable du Régime de soins dentaires du Canada (RCSD). Une "Mise à jour importante concernant les autorisations préalables" vient d’être publiée.

Veuillez noter que le processus d'autorisation préalable du RCSD diffère de celui des régimes d'assurance privées, dont les critères de couverture sont plus rigoureux et axés sur la gestion des traitements de base, comme les lésions carieuses, de la maladie parodontale et des conditions périapicales. Les demandes d'autorisation préalable ne seront pas toutes approuvées en vertu du régime.

Nous travaillons activement à simplifier le processus, dans la mesure du possible, et de fournir des clarifications sur les détails et les documents requis. Certaines améliorations sont déjà en place, tandis que d'autres prendront un peu plus de temps à mettre en œuvre.

Mesures correctives prises :

• En raison d'un problème technique, les agents du centre d’appel de la Sun Life ont utilisé des scripts incorrects pour certains appels relatifs au RCSD en lien avec les autorisations préalables. Ces scripts ont été mis à jour afin de s’assurer que les informations exactes sont fournies aux fournisseurs de soins buccodentaires.
• Les descriptions sur les relevés des prestations pour les décisions d'autorisation préalable incluront des détails plus spécifiques sur les documents ou informations manquants, au lieu de la liste générale des documents requis. Ce changement sera mis en œuvre progressivement, en commençant par les prothèses partielles, puis les couronnes et les unités de détartrage supplémentaires en priorité.
• Des vidéos tutorielles avec des listes de contrôle pour la documentation requise sont en voie d’être finalisées, en commençant par les prothèses partielles, les couronnes et les unités de détartrage additionnelles. Celles-ci seront communiquées aux associations dès qu'elles seront disponibles, dans les semaines à venir.
• Santé Canada reconnaît la collaboration continue de l’Association des denturologistes du Canada dans ses efforts pour soutenir le RCSD de manière efficiente et efficace. Des travaux sont en cours entre la Sun Life et les fournisseurs de logiciels, avec le soutien administratif de l’Association des denturologistes du Canada, pour s’assurer que les soumissions par EDI avec des pièces jointes fonctionnent comme prévu, compte tenu du grand volume de soumissions reçues par EDI avec des pièces jointes manquantes.
• Santé Canada revoit actuellement ses critères cliniques et procédera à des ajustements pour clarifier et offrir des flexibilités, le cas échéant. Il s'agira d'un processus graduel.

Nous continuerons à vous communiquer des mises à jour dès qu'elles seront disponibles.

Nous vous remercions de votre patience, de votre compréhension et de votre soutien dans la diffusion de ces informations auprès de vos membres et de leur permettre de les diffuser auprès de leurs employés.

Cordialement,

Marika Nadeau

(elle)

Directrice générale, Mobilisation et Relations FPT

Direction générale de la santé buccodentaire

Santé Canada