National Gazette Questions and Answers

Q: Because of current circumstances, attendance at meetings (conducted on Zoom, by email, or outside) has been reduced to about half of our active members. Can Conference hold proxy or email voting?

A: Meetings with quorum can be held in-person indoors with proper social distancing, on Zoom (Google Meet, etc.), in-person outside with proper social distancing, and by telephone conference call, but not by email. Email can be used for communication but not for meetings. Voting by proxy is not allowed in Conferences. Voting by email is not allowed unless for a specific case with approval decided at a prior meeting by the members. If email voting has been approved for a particular case, email votes should be sent only to the secretary for proper recording. 

Preguntas y Respuestas de la 
Oficina Nacional
 
P: Debido a las circunstancias actuales, la asistencia a las reuniones (realizadas en Zoom, por correo electrónico o en el aire libre) se ha reducido a aproximadamente la mitad de nuestros miembros activos. ¿La conferencia puede tener voto por poder o por correo electrónico?

R: Las reuniones con quórum se pueden llevar a cabo en persona en el interior con el distanciamiento social adecuado, en Zoom (Google Meet, etc.), en persona al aire libre con el distanciamiento social adecuado y por conferencia telefónica, pero no por correo electrónico. El correo electrónico se puede utilizar para la comunicación, pero no para las reuniones. No se permite votar por poder en las Conferencias. No se permite votar por correo electrónico a menos que se trate de un caso específico con la aprobación decidida en una reunión previa por los miembros. Si se ha aprobado la votación por correo electrónico para un caso en particular, los votos por correo electrónico deben enviarse solo al Secretario para su registro correcto.