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April 20, 2022

Matriculation Process 2022-23 - Please Read Carefully


Dear CNG Parent Community:
 
We would like to provide you with advance notice that our matriculation process for the 2022-23 school year will begin shortly and ask that you read this communication carefully. We will complete matriculation directly through Skyward, and you will need to upload most of the required documents during the Online Matriculation Step. We will continue with the use of an electronic signature for the Matriculation Contract Acknowledgement as well as the Promissory Note.

In accordance with Colombian law, the Guardian Identification and Declaration of Good Health Form (an Educational Fund insurance company requirement) is the only hard-copy document we will be requesting. However, it should be noted that this only pertains to new students or families making changes related to the insured parent/guardian. The completed form should be brought to one of the following drop-box locations - the Main Gate, the bus entrance, the “Cra 4ta Este” entrance, or any of the building-level offices (PS, ES, MS, HS).

ALL families must complete the matriculation process, including staff/administration, local, international, and diplomatic families. As always, we would like to emphasize the importance of this process and encourage YOU as parents/guardians of your children to be the ones to fill out the online forms. These documents contain sensitive data and information, where you will be agreeing to important commitments. Please note that CNG cannot be held responsible for mistakes and/or omissions resulting from a third-party designee completing the online process for you.
 
Keep in mind that the matriculation process is only finished when you complete the following steps: 
 
1) Fill out the online portion, upload pertinent documents, and electronically sign the Matriculation Contract Acknowledgement and Promissory Note (if you choose to pay in cycles); 
 
2) Deliver to one of our drop boxes the paperwork that must be returned in hard-copy format with all necessary signatures; and 
 
3) Pay the matriculation invoice. 
 
WITHDRAWALS: If you do not plan to enroll your child(ren) for the 2022-23 school year, please begin the withdrawal process right away by emailing withdrawals@cng.edu. CNG currently has applicants waiting for open spaces, so we appreciate your early notice of departure.
 
ONLINE PROCESS: The first part of the matriculation process will be done through Skyward between April 29 and May 5 (midnight). After this date/time, a late penalty fee will apply. If you are unsure about enrolling your child(ren) at CNG next school year, we encourage you to complete the online step before the deadline. There is no penalty fee if you complete the step and withdraw before the invoice payment is due (May 31).
 
Families who are not up to date with payments or whose child has been placed on Matriculation Hold will not be authorized to complete the matriculation process until these matters have been settled and the on-hold status changed.

Depending on the grade level of your child (see below), vaccination records may also need to be uploaded in Skyward. Additionally, visas for ALL international students no matter the grade are required as part of the online process. If you are unable to upload this information by May 5, you will need to send it to matriculas@cng.edu in a PDF format before June 8.
 
INVOICES: We will upload invoices to Skyward (Portfolio Section) by May 11. Deadline for payment is May 31 in order to secure an enrollment space for your child(ren). 
 
HANDING IN MATRICULATION DOCUMENTS: As noted above, the only document you will need to bring to school is the Guardian Identification and Declaration of Good Health Form if you are matriculating a new student OR making changes in the insured parent/guardian. These documents can be placed in a sealed envelope and dropped off in one of the aforementioned drop boxes by anyone the family designates.
 
Documents missing signatures will not be processed. Keep in mind it will take three (3) working days to process; therefore, please do not leave this step for the last minute. We will notify families by email of incomplete forms, and parents will need to complete missing the paperwork. 
 
PENALTIES: Families (including staff/administration, local, international and diplomatic) who do not complete the online matriculation process by May 5 (midnight) must pay a COP $250.000 fine. 
 
OTHER REQUIREMENTS:
  • Eye and ear tests: Students entering K4, K5, 1st, 3rd, 6th & 9th are required to provide eye and ear tests (administered as of May 2021). 
  • Vaccination Records: Students entering K4, K5 or all NEW students entering any other grade must upload current vaccination records (childhood vaccination schedule) to Skyward, regardless of whether or not you have turned them in previously.
  • Visa: All foreign students must upload their current Colombian visa.

PTA & FUNDACION HOGAR NUEVA GRANADA: If you wish to contribute to our community by supporting the PTA with an annual contribution or donating to the Hogar’s Plan Padrino, you will find this option in the online portion of the matriculation process. You will be able access the PTA and Hogar websites to sign up and make your contributions/donation directly to their accounts. 
 
SUMMARY OF IMPORTANT DATES:

April 29 - May 5 | Online process in Skyward
May 20 | Deadline to turn in Guardian Identification and Declaration of Good Health Form
May 31 | Matriculation Payment Deadline
June 1 | Matriculation Confirmation sent by email

If you have any questions, please feel free to contact our school representatives at 2123511, Ext. 231, 106, 310, 146. 

 
Sincerely,

Dr. Eric H. Habegger
CNG Director

Monique Duchamp
Director of Finance & General Services
 


Proceso de Matrícula 2022-23 - Por Favor Leer Cuidadosamente


Estimada comunidad de padres del CNG,
 
Nos gustaría informarles que nuestro proceso de matrícula para el año escolar 2022-23 comenzará pronto y pedirles que lean esta comunicación detenidamente. Completaremos la matrícula a través de Skyward, y deberán cargar la mayoría de los documentos durante el paso de matrícula en línea. Continuaremos utilizando la firma electrónica para la Aceptación de Contrato de Matrícula y el Pagaré. 

De acuerdo con la Ley Colombiana, el Formato de Identificación y Declaración de Buena Salud (requisito de la compañía de seguros del Fondo Educativo) es el único documento impreso que estaremos solicitando. Sin embargo, se debe tener en cuenta que este solo aplica a los nuevos estudiantes o familias que realizan cambios relacionados con el padre/guardián asegurado. El formulario diligenciado debe depositarse en una de las cajas ubicadas para tal fin la portería principal, la entrada de los buses, la entrada de la Cra 4ta Este o cualquiera de las oficinas de PS, ES, MS, HS).

TODAS las familias deben completar el proceso de matrícula, incluido el staff/administración, locales, internacionales y diplomáticas. Nuevamente nos gustaría enfatizar la importancia de este proceso e invitarlos a USTEDES como padres/guardianes de sus hijos a que sean quienes llenen los formularios en línea. Esta información es sensible, y en este proceso usted aceptará compromisos importantes. El colegio no se hace responsable de los errores y/u omisiones que resulten en caso que un tercero designado complete el proceso en línea por usted.


Tengan en cuenta que el proceso de matrícula solo estará completo cuando realicen los siguientes pasos: 

1) Completar la parte en línea, cargar los documentos pertinentes, firmar electrónicamente la Aceptación de Contrato de Matrícula y el Pagaré (si deciden pagar en ciclos),

2) Depositar en alguna de las cajas destinadas para tal fin la documentación que debe devolverse en formato impreso con todas las firmas necesarias (si aplica); y 

3) Pagar la factura de matrícula. 


RETIROS: Si no planean matricular a su(s) hijo(s) para el año escolar 2022-23, por favor comiencen el proceso de retiro de inmediato enviando un correo a withdrawals@cng.edu. El colegio actualmente tiene candidatos esperando cupos, por lo que agradecemos el aviso previo de su retiro.

PROCESO EN LÍNEA: La primera parte del proceso de matrícula se realizará a través de Skyward entre el 29 de abril y el 5 de mayo (medianoche). Después de esta fecha/hora, se aplicará una multa de COP $250,000 por no completar el paso a tiempo. Si no están seguros de si van a matricular a sus hijos en el colegio el próximo año escolar, les recomendamos que completen el paso en línea antes de la fecha límite. No hay multa si completan el paso y se retiran antes del vencimiento del pago de la factura (31 de mayo).

Las familias que no estén al día con los pagos o cuyo hijo haya sido puesto en Matriculation Hold no estarán autorizadas a completar el proceso de matrícula hasta que se resuelvan estos temas.

Según el grado de su hijo (consulte a continuación), es posible que también deba cargar los registros de vacunación en Skyward. Además, se requieren visas para TODOS los estudiantes internacionales sin importar el grado como parte del proceso en línea. Si no puede cargar esta información antes del 5 de mayo, deberá enviarla a matriculas@cng.edu en formato PDF antes del 8 de junio.

FACTURAS: Cargaremos las facturas a Skyward (Sección Portfolio) a más tardar el 11 de mayo. La fecha límite para el pago es el 31 de mayo para asegurar el cupo de su(s) hijo(s).

ENTREGA DE DOCUMENTOS DE MATRÍCULA: Como se indicó anteriormente, el único documento que deberá traer al colegio es el Formato de Identificación y Declaración de Buena Salud si está matriculando a un nuevo estudiante o está haciendo cambios en el padre/guardián asegurado. Este documento puede colocarlo en un sobre sellado y dejarlo en una de las cajas antes mencionadas cualquier persona que la familia designe.

Los documentos a los cuales les falten firmas no serán procesados. Tengan en cuenta que tomará tres (3) días hábiles procesarlos; por lo tanto, no dejen este paso para el último minuto. Notificaremos a las familias por correo electrónico, y los padres deberán completar los documentos faltantes.

MULTAS: Las familias (incluyendo staff/administración, locales, internacionales y diplomáticas) que no completen el proceso de matrícula en línea a más tardar el 5 de mayo (medianoche), deberán pagar una multa de COP $250,000. 

OTROS REQUISITOS:
  • Exámenes de ojos y oídos: Los alumnos que ingresan a K4, K5, 1º, 3º, 6º y 9º necesitan exámenes de ojos y oídos (administrados a partir de mayo de 2021).
  • Registros de vacunas: alumnos que ingresan a K4, K5 o todos los alumnos NUEVOS que ingresan a cualquier otro curso deberán cargar los registros de vacunas (esquema de vacunación infantil) a Skyward, independientemente de si los entregaron previamente.
  • Visa: Todos los estudiantes internacionales deben cargar la visa colombiana vigente.

PTA & FUNDACION HOGAR NUEVA GRANADA: Si desean contribuir a nuestra comunidad apoyando al PTA con una contribución anual o donando al Plan Padrino, encontrarán esta opción en la parte en línea del proceso de matrícula. Podrán acceder a los sitios web del PTA y del Hogar para registrarse y hacer las contribuciones/donaciones directamente a sus cuentas.

RESUMEN DE FECHAS IMPORTANTES:

Abril 29 - mayo 5 | Proceso en línea Skyward
Mayo 20 | Entrega de Formato de Identificación y Declaración de Buena Salud
Mayo 31 | Fecha límite de pago de matrícula
Junio 1 | Confirmación de matrícula enviada por correo electrónico
 

Si tienen alguna pregunta, no duden en comunicarse con nosotros al 2123511, ext. 231, 106, 310, 146.

Cordialmente,
 

Dr. Eric H. Habegger
Director CNG

Monique Duchamp.
Directora de Finanzas & Servicios Generales