Tamaracouta Scout Reserve//Réserve scoute de Tamaracouta

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The Future of Tamaracouta Scout Reserve

Dear Scouter's,

The future of Tamaracouta Scout Reserve (TSR) has been in question for a number of years. In the fall of 2019, a townhall meeting was hosted by Scouts Canada to address the ongoing closure of the camp, where a series of financial, safety and environmental concerns were disclosed. Scouts Canada committed to working with TSR stakeholders to further evaluate the situation and find potential solutions.

Since then, Scouts Canada has been meeting with internal and external stakeholder to find a sustainable path forward for Tamaracouta. Unfortunately, the capital investment that would be required to resume operating the camp is prohibitive; especially given the sustained decrease in use in the last several years it was operating.

That is why we have decided to extend the closure of Tamaracouta Scout Reserve, and explore new, creative options for the property. It has become apparent that there is not a viable future for TSR with Scouts as the sole owner/operator; we need to focus our energy and resources on supporting Scout Groups in Quebec, so that Scouting can continue to thrive.

Rather than move forward with a sale of the property, we intend to explore all other potential solutions to see whether a creative alternative to its sale can be found. Given the range of potential partners and uses for the site is so vast, the net must be cast as far as possible.

To effectively perform that search, we will conduct a formal Request for Expressions of Interest (REOI) process, which will allow any organization, business, government, etc. to come forward with a potential option for the property. The REOI process will shortlist potential partners, who will be invited to participate in a more detailed proposal process. This transparent and objective process provides a way for us to ensure that we’ve done our due diligence in finding the best path forward for TSR.

TSR is one of three properties across Canada participating in an REOI pilot, which is at the forefront of the 2021 Strategic Plan’s Unlock Assets Pillar. These three properties are an ideal fit to pilot the Unlock Assets concepts; each property is large, high value, offers unique natural features, is in prime tourist areas of their province, and is underutilized by Scouts’ members. These pilots will provide the opportunity to test the concept and demonstrate the long-term intent on the Unlock Assets Pillar. We hope this process will find solutions that can produce program opportunities and sources of revenue to support strengthening Groups and Sections across Quebec.

The Council will provide regular updates on this process at key milestones, and summarized information on the process and expressions of interest will be made available to members as is permissible. Please refer to the Q&A’s below for more information on the REOI process and contact Jeff Schaffhauser (jschaff@scouts.ca) with any additional questions.

We look forward to working with you to find a sustainable path forward for Tamaracouta Scout Reserve, that enables the strengthening of our Groups across the province.

Yours in Scouting,

Québec Council's CK3

Chers membres scouts,

L'avenir de la Réserve scoute Tamaracouta (RST) est remise en question depuis plusieurs années. À l'automne 2019, une assemblée publique a été organisée par Scouts Canada pour aborder la fermeture en cours du camp, où une série de préoccupations financières, sécuritaires et environnementales ont été divulguées. Scouts Canada s'est engagé à travailler avec les parties prenantes de la RST pour évaluer davantage la situation et trouver des solutions potentielles.

Depuis ce temps, Scouts Canada a rencontré les parties prenantes internes et externes afin de trouver une solution durable à long terme pour Tamaracouta. Malheureusement, l'investissement en capital nécessaire pour reprendre l'exploitation du camp est faramineux, en particulier compte tenu de la baisse soutenue de l'utilisation au cours des dernières années d'exploitation.

C'est pourquoi nous avons décidé de prolonger la fermeture de la Réserve scoute Tamaracouta et d'explorer de nouvelles options créatives pour cette propriété. Il est devenu évident qu'il n'y a pas d'avenir viable pour la RST si les scouts en sont les seuls propriétaires/exploitants ; nous devons concentrer notre énergie et nos ressources sur le soutien des groupes scouts au Québec, afin que le scoutisme puisse continuer à prospérer.

Plutôt que d'aller de l'avant avec la vente de la propriété, nous avons l'intention d'explorer toutes les solutions potentielles pour voir si une alternative créative à sa vente peut être trouvée. L'éventail des partenaires potentiels et des utilisations du site étant très vaste, il faut ratisser le plus large possible.

Pour effectuer cette recherche de manière efficace, nous mènerons un processus officiel de demande d'expression d'intérêt (REOI en anglais), qui permettra à toute organisation, entreprise, palier de gouvernement, etc. de proposer une option potentielle pour la propriété. Le processus de demande d'expression d'intérêt permettra de présélectionner des partenaires potentiels, qui seront invités à participer à un processus de proposition plus détaillée. Ce processus transparent et objectif nous permet de nous assurer que nous avons fait preuve de la diligence requise pour trouver la meilleure solution pour la RST.

La RST est l'une des trois propriétés au Canada à participer à un projet pilote de cette nature, qui est à l'avant-plan du pilier d’optimisation de nos propriétés dans notre Plan stratégique 2021. Ces trois propriétés sont idéales pour piloter les concepts d’optimisation de nos propriétés. C’est-à-dire que chaque propriété est grande, de grande valeur, offre des caractéristiques naturelles uniques, se trouve dans des zones touristiques de premier ordre dans leur province, et est sous-utilisée par les membres des scouts. Ces projets pilotes permettront de tester le concept et de démontrer l'intention à long terme du pilier d’optimisation de nos propriétés. Nous espérons que ce processus permettra de trouver des solutions qui peuvent produire de belles occasions pour notre programme et des sources de revenus pour soutenir le renforcement des groupes et des sections à travers le Québec.

Le conseil fournira des mises à jour régulières sur ce processus lors des étapes importantes. Nous partagerons de l'information résumée en lien avec le processus, et les expressions d'intérêt seront mises à la disposition des membres dans la mesure du possible. Veuillez vous référer aux questions et réponses ci-dessous pour plus d'informations sur le processus de demande d'expression d'intérêt et contactez Jeff Schaffhauser (jschaff@scouts.ca) pour toute question supplémentaire.

Nous sommes impatients de travailler avec vous pour trouver une solution durable à long terme pour la réserve scoute de Tamaracouta, qui permette de renforcer nos groupes à travers la province.

Salutations scoutes,

Québec Council's CK3

Q&A’s

Why has TSR been temporarily closed?

For many years now, Tamaracouta Scout Reserve (TSR) has been significantly under-utilized. Despite significant efforts by Quebec Council and camp volunteers, the cost of maintaining the property has far exceeded revenue, contributing to a cumulative operating deficit of more than $700,000 since 2009.

Fast forward to 2018, and significant repairs and facility upgrades are required that have increased financial pressure on the property. Given a projected loss of over $120,000 for 2018 and 2019 and very few funds available in the Camp’s account, the decision was made to close the camp while we map out a positive path forward.

What has happened since the Town Hall in 2019?

Scouts Canada has had discussions with a wide array of stakeholders about the camp’s future, including: members, the Municipality, the Lake Association, like-minded organizations, for-profit Camps, etc. Our goal was to identify others’ needs, with the hope of identifying opportunities for partnership and collaboration. A number of private individuals and businesses have also come forward with offers to purchase the property for a number of uses. Through these conversations, no clear solution presented itself and in the interest of transparency, Scouts Canada has decided to initiate a ‘Request for Expressions of Interest’ process, to collect and evaluate all potential options for TSR.

How quickly will this process start?

Colliers will access the site to take photos and collect other required information over the next month. We expect the process to begin in early 2022.

How long will it take before we know what’s happening to the property?

The length of the process will somewhat depend on the number of interested parties who come forward, but we expect it to take 8-12 months to come to a decision.

What options are being considered for the property?

All options are being considered for the property. Taken directly from the 2021 Strategic Plan Overview, some high-level options could be:
Long-term lease (60–99-year lease agreements for all or parts of properties – retain ownership)
Partnerships (co-use agreements that would allow for shared investment, operations and use of properties)
Joint-venture (for-profit partnerships that would see properties redeveloped as businesses, co-owned by Scouts Canada - campgrounds, etc.)

All of these options can be considered on their own or could also be considered in conjunction with one another; especially if multiple parties are interested in using only part of the site. Ultimately, if there is no interest in a creative solution, selling the property remains an option.

How will you determine which partner(s)/proposal you chose? Who is making the decision?

We will work with key stakeholders (Councils, Property Society, etc.) and leverage Colliers’ expertise to determine an objective scorecard that all expressions of interest and proposals are scored by. Although the criteria have not been set, the goal would be to choose the option that has the most benefit to Scouting in Quebec.
Once the process is completed, a recommendation will be provided to Scouts Canada’s Board of Governors for a final decision.

Is there any potential that Scouts could have use of the property in the future?

Yes, there is a chance that Scouts’ members could retain access to the property, but it will be dependant on the proposals received and the nature of the partnership.

Can I visit the property while it’s closed?

Although staff may access the site to ensure it’s maintained and secure, please do not access the property at this time.

Questions et réponses

Pourquoi la RST a-t-elle été temporairement fermée ?

Depuis de nombreuses années, la réserve scoute de Tamaracouta (RST) est largement sous-utilisée. Malgré les efforts importants déployés par les bénévoles du conseil du Québec et du camp, les coûts d'entretien de la propriété ont largement dépassé les revenus, contribuant à un déficit d'exploitation cumulé de plus de 700 000 $ depuis 2009. En 2018, d'importantes réparations et mises à niveau des installations sont nécessaires, ce qui a augmenté la pression financière sur la propriété. Compte tenu d'une perte prévue de plus de 120 000 $ pour 2018 et 2019 et de très peu de fonds disponibles sur le compte du camp, la décision a été prise de fermer le camp pendant que nous traçons une voie positive pour l'aveni

Que s'est-il passé depuis l’assemblée générale de 2019 ?

Scouts Canada a eu des discussions avec un large éventail de parties prenantes sur l'avenir du camp, notamment : les membres, la municipalité, l'association du lac, des organisations aux vues similaires, des camps à but lucratif, etc. Notre objectif était de cerner les besoins des autres, dans l'espoir de trouver des possibilités de partenariat et de collaboration. Un certain nombre de particuliers et d'entreprises se sont également manifestés en proposant d'acheter la propriété pour un certain nombre d'utilisations.

Au cours de ces conversations, aucune solution claire ne s'est présentée, et afin de faire preuve de transparence, Scouts Canada a décidé de lancer un processus de demande d'expression d'intérêt, afin de recueillir et d'évaluer toutes les options potentielles pour la RST.

À quel moment le processus va-t-il démarrer ?

Colliers accédera au site pour prendre des photos et recueillir d'autres informations nécessaires au cours du mois prochain. Nous pensons que le processus commencera au début de l'année 2022.

Combien de temps faudra-t-il avant que nous sachions ce qu'il adviendra de la propriété ?

La durée du processus dépendra en quelque sorte du nombre de parties intéressées qui se manifesteront, mais nous pensons qu'il faudra 8 à 12 mois pour parvenir à une décision.

Quelles options sont envisagées pour la propriété ?

Toutes les options sont envisagées pour la propriété. Tirées directement de l'aperçu du plan stratégique 2021, certaines options de haut niveau pourraient être les suivantes :
Bail à long terme - contrats de location de 60 à 99 ans pour toute ou une partie des propriétés – demeurer propriétaire).
Partenariats - accords de co-utilisation permettant de partager l'investissement, les opérations et l'utilisation des propriétés
Coentreprise - partenariats à but lucratif qui verraient les propriétés réaménagées en entreprises, en copropriété avec Scouts Canada - terrains de camping, etc.

Toutes ces options peuvent être envisagées séparément ou conjointement les unes avec les autres, surtout si plusieurs parties souhaitent utiliser seulement une partie du site. En fin de compte, s'il n'y a aucun intérêt pour une solution créative, la vente de la propriété reste une option.

Comment allez-vous déterminer quel(s) partenaire(s) ou proposition(s) choisir ? Qui prend la décision ?

Nous travaillerons avec les principales parties prenantes (Conseils, Société immobilière, etc.) et tirerons parti de l'expertise de Colliers pour déterminer une carte de pointage objective selon laquelle toutes les manifestations d'intérêt et les propositions seront notées. Bien que les critères n'aient pas été établis, l'objectif serait de choisir l'option qui présente le plus d'avantages pour le scoutisme au Québec. Une fois le processus terminé, une recommandation sera fournie au conseil des gouverneurs de Scouts Canada pour une décision finale.

Y a-t-il une possibilité que les scouts puissent utiliser la propriété à l'avenir ?

Oui, il est possible que les membres de Scouts Canada puissent conserver l'accès à la propriété, mais cela dépendra des propositions reçues et de la nature du partenariat.

Puis-je visiter la propriété pendant qu'elle est fermée ?

Bien que le personnel puisse accéder au site pour s'assurer qu'il est entretenu et sécurisé, veuillez ne pas accéder à la propriété pour le moment.