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Ha llegado agosto y con él, muchas de las escuelas de nuestra zona están dando la bienvenida a los estudiantes, mientras que otras han estado en sesión durante casi un mes. Con suerte, ha tenido la oportunidad de actualizar a los firmantes en sus cuentas bancarias y está listo para presentar o ha presentado el Presupuesto 2024-2025, el Informe Financiero de Fin de Año 2023-2024 y un informe del tesorero desde la última reunión de la asociación hasta fin de año y su Informe del Tesorero de julio a su asociación. Sí, ¡ha estado ocupado!
Una forma de asegurarse de que las actas de sus reuniones reflejen la información requerida es enviar esa información a su secretaria antes de la reunión o proporcionarle una copia escrita en la reunión. Las actas de las reuniones deben incluir los saldos iniciales de todas las cuentas, los gastos durante el mes y el saldo final de todas las cuentas. La ratificación de los números de cheques y los gastos totales también deben incluirse en las actas. Siempre me gusta compartir los ingresos del mes también. Recuerde que está informando los ingresos y los gastos del mes y su saldo final debe incluir los cheques que el banco puede no haber procesado. Su informe no debe ser una reformulación del extracto bancario.
En cada reunión, debe proporcionar a su revisor financiero o a un miembro de la junta que no sea firmante de la cuenta el extracto bancario que muestra que ha conciliado las cuentas. ¿Qué significa conciliado? Significa que ha verificado todos los depósitos, que todos los cheques que el banco ha procesado son exactos y ha anotado todos los cheques que se emitieron y que el banco no ha procesado, es decir, los cheques pendientes. Su saldo conciliado es el saldo bancario menos los cheques pendientes. La persona que no firma debe firmar y fechar el extracto bancario para verificar que la información presentada en el informe de su tesorero refleje lo que aparece en el extracto bancario. Esta verificación es un requisito de la compañía de seguros, por lo que recomendamos completarla durante la reunión en la que se presentan los informes.
¿Está listo para la temida T? Sí, los impuestos están a solo unos meses de distancia para la mayoría de nuestras unidades. Los impuestos y los formularios RRF-1 deben presentarse 4 meses y medio después del final del año fiscal. Para la mayoría de nuestras unidades, ese día es el 15 de noviembre, pero consulte sus estatutos para verificar su año fiscal. Si su unidad tiene un ingreso bruto (ingreso total menos el traspaso de membresías) de menos de $50,000, su unidad puede presentar el 990-N, el 199-N y el RRF-1 con los formularios CT-TR-1. Para completar estos formularios, necesita su Informe financiero de fin de año 2023-2024, sus estatutos y aproximadamente 45 minutos para completar la presentación. En realidad, son fáciles de completar y todos se pueden completar en línea.
Si su unidad gana más de $50,000 por año, le recomendamos que busque a alguien que tenga experiencia en la presentación de declaraciones de impuestos para organizaciones sin fines de lucro para completar el formulario 990-EZ o 990 y, para el estado, el formulario 199. Esta persona también puede presentar el formulario RRF-1 con el formulario 990-EZ o 990 adjunto, pero si no lo hace, asegúrese de completarlos y enviarlos con el pago. El Registro de Fideicomisos de Beneficencia es parte de la oficina del Procurador General y evalúa las multas por pagos atrasados que no se pueden pagar con fondos de la PTA.
He vinculado una encuesta para tesoreros para ayudarme a planificar e implementar una capacitación para tesoreros en los próximos meses. Si necesita ayuda antes, puede visitar el sitio web de la PTA del Noveno Distrito, donde encontrará seminarios web sobre presupuestos, presentación de impuestos y cómo ser tesorero. Si necesita más ayuda, comuníquese con su consejo o conmigo en treasurer@ninthdistrictpta.org.
Recuerde pedir ayuda con anticipación... los problemas son fáciles de solucionar cuando son nuevos y pequeños, cuanto más espere, más difícil será solucionarlos. Que tenga un excelente comienzo del nuevo año escolar.
Deborah Childers, Tesorera de la PTA del Noveno Distrito
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