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Parlamentario
¿Cómo manejo una reunión perdida o una reunión electoral perdida?
Una de las fechas más importantes para todas las unidades de la PTA es la de la reunión electoral anual. Esta reunión de la Asociación es donde usted elegirá su próximo grupo de funcionarios para el próximo período (normalmente asumirán el cargo el 1 de julio para la mayoría de las unidades). Los estatutos de su unidad especifican la fecha de su reunión electoral anual en el Artículo V, Sección 7 y luego nuevamente en el Artículo VII, Sección 2. La mayoría de las unidades celebran sus reuniones electorales anuales en la primavera, generalmente en febrero o marzo, pero consulte sus estatutos si No estás seguro.
Si celebra sus reuniones y elecciones a tiempo, ¡genial! ¡Buen trabajo! ¡Hacer una reverencia!
Pero, ¿qué pasa si no llegó a la fecha o no pudo realizar su elección en la fecha especificada en los estatutos? O, ¿qué pasa si simplemente se perdió una reunión de la Asociación programada regularmente o necesita cambiarla debido a un feriado o cierre?
No es para preocuparse; lo tenemos cubierto. Primero, veamos los pasajes relevantes de los estatutos que le brindan el proceso aquí:
Artículo VII - Reuniones de la Asociación
Sección 1.
Las reuniones de la asociación son reuniones de los miembros en general. Las fechas de las reuniones de la Asociación se identificarán en las Reglas Permanentes de esta Asociación. Con excepción de la reunión anual, cualquier cambio de hora o fecha de las reuniones programadas regularmente debe notificarse por escrito a todos los miembros con al menos diez (10) días de antelación. Siempre que se requiera o permita a los miembros tomar alguna acción en una reunión, se entregará una notificación por escrito de la reunión no menos de diez (10) días ni más de noventa (90) días antes de la fecha de la reunión a cada miembro que, en la fecha de registro de la convocatoria de la reunión, tiene derecho a votar en dicha reunión. La notificación escrita contendrá el lugar, fecha y hora de la reunión y la naturaleza general del asunto que la junta, al momento de la notificación, pretende presentar para la acción de los miembros, pero cualquier asunto apropiado podrá presentarse en la reunión para la acción.
Sección 2.
La reunión de la asociación en _____ (su fecha figura aquí) será la reunión electoral anual en la que se elegirán los funcionarios. Se deberá notificar por escrito con al menos treinta (30) días de antelación la celebración de la reunión electoral anual.
Tenga en cuenta las secciones enumeradas en negrita arriba. Para una reunión ordinaria de la Asociación, si la fecha u hora cambia, debe notificar la nueva fecha/hora, por escrito, al menos diez (10) días antes de la reunión. Para la reunión anual de elección, dicha notificación deberá realizarse con treinta (30) días de anticipación.
Estas son sus reglas y procedimientos, por lo que si ha faltado a una reunión o elección, o necesita posponer una reunión programada regularmente, debe asegurarse de notificar adecuadamente a sus miembros con 10 o 30 días de anticipación. El "aviso" puede ser por correo electrónico, envío masivo de Totem, postales escritas y enviadas por correo, u otro mecanismo que llegue a todos los miembros de su Asociación. No es necesario asegurarse de que se haya recibido; solo que fue enviado. También es una buena práctica anunciar la nueva fecha mediante una publicación de la escuela, un correo electrónico masivo o incluso un aviso pegado con cinta adhesiva en la puerta de la sala, en caso de que personas que no sean miembros deseen asistir.
¿Qué pasa con los cambios de fecha u hora que conoces con mucha antelación?
Por lo general, estos son el resultado de un día festivo, el cierre de una escuela o alguna otra situación inevitable. Se aplican las mismas reglas enumeradas anteriormente. A continuación se muestran algunos escenarios comunes, por ejemplo:
1) Si sabe que la próxima fecha programada no funcionará con suficiente anticipación (digamos, en enero, para una reunión de marzo), puede anunciar ENTONCES, en esa reunión, que la reunión (programada regularmente) se trasladará a una nueva fecha. Haga un seguimiento de ese anuncio con la notificación adecuada, como se mencionó anteriormente, para garantizar que aquellos que no asistan también se enteren del cambio de fecha. Este escenario es probable cuando alguien mira el calendario en una reunión regular y dice "oh, maldita sea, nuestra próxima reunión no va a funcionar porque..." y luego simplemente lo abordas en esa reunión, con un seguimiento. aviso a todos los miembros.
2) Si se da cuenta de que es necesario un cambio de fecha después de una reunión ordinaria, pero aún más allá del requisito de notificación de 10 y 30 días, simplemente anuncie la nueva fecha, nuevamente siguiendo los procedimientos de notificación, a todos los miembros. Esto satisface el requisito de notificación de 10 y 30 días.
Ahora viene uno complicado...
3) Si la (nueva) fecha está ahora dentro del período de notificación de 10/30 días, entonces las únicas otras opciones son [a] manejarlo en la próxima reunión ordinaria, o [b] convocar una reunión especial. Generalmente, recomendamos la ruta de reunión especial, ya que la mayoría de las unidades tienen al menos uno o dos meses entre reuniones regulares, y comienza a hacerse muy tarde si simplemente espera hasta la siguiente. Entonces nuestro consejo es: programe y anuncie una reunión especial. Las reuniones especiales son una excelente manera de manejar escenarios complicados, pero es necesario publicitarlas bien (notificar a todos los miembros) para que el aviso sea sólido y se pueda obtener quórum. Por supuesto, se requiere un quórum adecuado para todas las reuniones.
Extra credit!
4) ¿Qué pasa si te pierdes por completo la reunión electoral anual?
Primero, no entre en pánico. Nadie va a enviar a la Policía Parlamentaria a su unidad para exigir que alguien pague por la supervisión. ¡El sentido común debe prevalecer! Si no asistió a la reunión electoral, programe una reunión especial (con el mismo aviso apropiado) y celebrela en la primera oportunidad disponible. Es cierto que esto puede significar que usted no cumpla con algunas fechas límite importantes para su Consejo o Distrito, pero es mejor que no celebrar ninguna elección. Respira, relájate y reprograma. Recuerde que una elección perdida no invalida la elección ni requiere que programe una inmediatamente para el día siguiente. De hecho, lo que sí hace es exigir que usted dé el aviso requerido y luego lo retenga en el momento adecuado.
Por supuesto, si entra en pánico y no está seguro de cuál es el mejor enfoque, siempre puede comunicarse con su concejo o parlamentario de distrito para pedirle consejo, pero seguir las pautas anteriores debería permitirle ser flexible cuando sea necesario, o cuando la vida le depare una bola curva y su La reunión programada regularmente ya no es "regular".
Bruce Bergman, [email protected]
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