El boletín para los líderes de la PTA en los condados de San Diego e Imperial

Octubre 2023

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Un mensaje de nuestra presidenta

Voluntariado de la PTA: ¿Qué gano yo con esto?

Recientemente me reuní con una PTA que está trabajando para operar como un equipo ahora que su año de PTA ha comenzado con todos los funcionarios nuevos. También están reevaluando sus programas para asegurarse de que cumplan con la misión de la PTA: impactar positivamente las vidas de todos los niños y familias. Hablamos sobre estrategias para que más maestros se unan a la PTA y uno de ellos cuestionó los “beneficios” que podrían ofrecer para atraerlos a ser miembros.

Idealmente, la gente simplemente quiere unirse porque la PTA es la organización de defensa de los niños más grande del país y cumplirá 127 años en febrero de 2024. Los miembros individuales de la PTA se benefician al conectarse con lo que sucede en sus escuelas, participar en programas valiosos, unirse a otros para abogar por el cambio y demostrar su compromiso con la educación pública. Si eso no es suficiente, los beneficios para miembros de la PTA hacen que unirse a la PTA sea un valor aún mayor. La PTA del Estado de California tiene algunos beneficios disponibles aquí. La PTA de la unidad y del consejo también pueden comunicarse con empresas locales para crear sus propios beneficios para miembros.

Más allá de estos beneficios tangibles para los miembros de la PTA, ser líder de la PTA tiene muchos más beneficios. Si cuentas tu pago en sonrisas y agradecimientos, entonces no considerarás el voluntariado como algo por lo que no te pagan. Si cree que no le pagan lo suficiente, quizás deba replantear sus expectativas. Si aborda cada tarea con nuestra misión en mente (tener un impacto positivo en las vidas de los niños y las familias), podría resultarle más fácil ver el valor del tiempo y el talento que aporta al voluntariado. ¡También tengo que recordarme esto y recordar que el voluntariado puede ser bueno para ti! No dudes en enviarme un mensaje sobre cuánto recibes por ser voluntario. Me encantaría saber de ti. [email protected].

Shawna Straw

Presidente

PTA del Noveno Distrito

Capacitación:

Estamos buscando programar capacitaciones regionales en todo el condado. Si tiene una instalación que podamos utilizar, háganoslo saber.

Consulte nuestro canal de YouTube para ver seminarios web de capacitación de la PTA

¡No olvides suscribirte para ayudarnos a crecer!

Comuníquese con Anne Emfinger, directora de liderazgo si tiene preguntas a [email protected].

Recordatorios importantes para el tesorero

Renovación de Seguros:

El portal de renovación de seguros AIM está activo. Las instrucciones y el enlace para pagar se han compartido con los tesoreros y presidentes del consejo y fuera del consejo. El pago vence (recibido, sin matasellos) antes del 20 de diciembre de 2023. Después de esa fecha, se aplicarán cargos por pagos atrasados. Además, si tiene reservas de instalaciones con sus distritos o planes de contingencia de seguro a principios del nuevo año, asegúrese de cargar el nuevo documento tan pronto como lo reciba para evitar decepciones con los eventos aprobados.

Impuestos:

La temporada de impuestos está a la vuelta de la esquina y la fecha límite para aquellos con un año fiscal de julio a junio es el 15 de noviembre de 2023. Estoy disponible para citas de presentación de impuestos a partir de esta semana y hasta principios de noviembre. Complete este formulario de Google para registrarse. Tenga en cuenta que estas citas son solo para unidades cuyos ingresos brutos se encuentran por debajo del umbral de $50,000 para presentar las postales electrónicas 990N y 199N. Si su organización debe completar el formulario 990 largo o

990EZ, le recomendamos encarecidamente que contrate a un contador público certificado en su área. Este es un gasto de la PTA totalmente justificable. No se demore, presente sus impuestos antes del 15 de noviembre para evitar morosidades y posibles sanciones.

¿Preguntas? comuníquese con Steph Cole, Tesorera [email protected]

Revisiones financieras (anteriormente conocidas como auditorías)

Muchos de ustedes probablemente se estarán preguntando por qué el cambio de una auditoría a una revisión financiera. Bueno, sin ser demasiado técnico, las personas de nuestras PTA que realizan nuestras revisiones generalmente no son auditores financieros autorizados y nuestras revisiones no cumplen con los requisitos de una auditoría independiente. Por lo tanto, el término revisión financiera está reemplazando al término auditoría.

El propósito de nuestra revisión financiera es verificar que se sigan los procedimientos financieros de la PTA y que los ingresos/gastos se utilicen para los fines aprobados por la asociación. Nuestro seguro también requiere una revisión financiera que debe realizar un comité de al menos dos personas. Aquí hay un enlace a un artículo de la PTA del Estado de California que explica más sobre las revisiones financieras. Reseñas financieras

Espero que su revisor financiero 2022-2023 y su comité hayan completado la revisión financiera de fin de año del 1 de enero de 2023 al 30 de junio de 2023. De lo contrario, su junta ejecutiva deberá nombrar un comité de revisión para trabajar con su actual comité financiero. Revisor para completar la revisión de fin de año. (Si no tiene un revisor financiero elegido, su junta ejecutiva deberá nombrar uno). Si necesita crear un comité, lea sus estatutos con respecto a los criterios para un comité de revisión financiera.

Una vez completado, presentará el informe a la Junta Ejecutiva y a su Asociación. Finalmente, el informe de revisión financiera, la lista de verificación y las recomendaciones deben cargarse en MyPTez o enviarse a su consejo para ser enviado a la PTA del Noveno Distrito (las unidades fuera del consejo envían el informe directamente a la PTA del Noveno Distrito). Si tiene dificultades para cargar el informe en MyPTez, también puede enviárselo a Deborah Childers a [email protected]. (Pronto cambiaré mi dirección de correo electrónico, ¡pero por ahora es auditor!)

Estoy trabajando para programar un taller de revisión financiera el próximo mes. Aquí hay un enlace a una encuesta para ayudar a seleccionar una fecha y hora que funcione mejor para la mayoría de las personas. Si completó esta encuesta antes, no es necesario que la vuelva a completar.

Finalmente, un consejo útil que lo ayudará a tener una revisión financiera exitosa es que cada mes, durante la reunión de su junta ejecutiva, revise el extracto bancario mensual y verifique la conciliación que ha completado su tesorero. El extracto bancario debe ser firmado y verificado mensualmente por un firmante que no sea un cheque, y si lo verifica cada mes durante sus reuniones, su revisión financiera estará un paso más cerca de completarse. A continuación encontrará un enlace a formularios de revisión financiera que son archivos PDF que se pueden completar y algunas sugerencias para completar una revisión financiera.

Formularios de revisión financiera: pautas de revisión financiera

Recuerde remitir sus cuotas de membresía manual mensualmente. Envíe sus cuotas de membresía a los canales para que se cuenten todos sus miembros. Las membresías pagadas directamente a TOTEM no necesitan ser remitidas.

Si necesita ayuda, comuníquese con su consejo o comuníquese con la directora de membresía de la PTA del Noveno Distrito, Lori Fentress en [email protected].

Si necesita suministros para la membresía, como sobres, más tarjetas de membresía, etc., puede comunicarse con la oficina de la PTA del Noveno Distrito en [email protected].

Preparándose para una reunión

Algunos elementos para tener en cada reunión.

 Estatutos y reglas vigentes

 Agenda actual

 Acta de la reunión anterior

 Lista de miembros más actualizada: recuerde que el secretario es el guardián de la

Lista oficial para garantizar que solo los miembros voten.

 Lista de funcionarios, presidentes de comités y miembros de comités

 Espacios en blanco de movimiento

o Ver ejemplo a continuación

 Papel para votar por papeleta

 Número actual de las Reglas de orden de Robert – 12.ª edición

¿Preguntas? Comuníquese con Sue King, Secretaria de la PTA del Noveno Distrito en [email protected]

Historiadora

Información del historiador

El otoño es una de las épocas más ocupadas del año para la PTA, con reuniones de la junta directiva, reuniones de asociaciones, campañas de membresía y eventos, lo que significa que se están acumulando muchas horas de voluntariado. Presidentes/Historiadores de Consejo, recuerden a sus Unidades la importancia de recopilar esas horas. Recuerde que si aún no tiene un Historiador en su junta directiva, es importante que el Presidente recopile esas horas de voluntariado. Deberías recolectar esas horas todos los meses. Hay más información disponible en el sitio web del Noveno Distrito sobre el puesto de Historiador junto con enlaces a formularios para Informes de Historiador.

Comuníquese con Sonya Vargas, Historiadora del Noveno Distrito en [email protected] si tiene alguna pregunta o información.

Regístrese aquí para la próxima capacitación de Zoom sobre el poder de la promoción local

Para obtener más información, comuníquese con Helen Crenshaw en [email protected]

Para obtener más información sobre Reflexiones, comuníquese con Mary Patterson en [email protected]

Oportunidades de subvención

Actualizaciones del horario de oficina de la PTA del Noveno Distrito

Tenga en cuenta que la oficina de la PTA del Noveno Distrito ahora está abierta solo con cita previa. Llame, envíe un mensaje de texto o un correo electrónico para programar una cita.

PTA del Noveno Distrito

Oficina de Educación de San Diego

6401, Linda Vista Rd., Anexo A

San Diego, CA 92111

Oficina: (858) 268-8077

Correo electrónico: [email protected]

Parliamentario

Capacitación parlamentaria de la PTA del Noveno Distrito para parlamentarios y presidentes de unidad (si están fuera del consejo). Esta formación cubrirá:

- Responsabilidades básicas del parlamentario de unidad.

- Cómo puede ayudar a los oficiales y miembros de su unidad

- Fechas/eventos importantes de la unidad para parlamentarios

- Gestionar el proceso del comité de nominaciones y las elecciones de primavera.

- Cómo modificar y enviar estatutos para su actualización

- Preguntas y respuestas generalesBruce Bergman is inviting you to a scheduled Zoom meeting.

Topic: Ninth District PTA Unit Parliamentarian Training and Q&A

Time: Nov 6, 2023 06:00 PM Pacific Time (US and Canada)

Join Zoom Meeting

https://lytx.zoom.us/j/5558292456?pwd=K2RveVAwai92enR6RkRiNXhJdHNnZz09

Comunicaciones

¡La comunicación es clave para construir nuestra comunidad! A continuación se ofrecen algunas ideas rápidas y sencillas sobre cómo puede mejorar la comunicación en su sitio.

Boletines informativos: considere enviar un boletín informativo una vez al mes o una vez a la semana, dependiendo de los eventos que estén sucediendo; esta es una excelente manera de compartir con sus miembros lo que está haciendo y los eventos que se realizarán próximamente. Permitir que se traduzcan a varios idiomas puede ser útil e inclusivo para todas las familias.

Sitio web: un gran recurso para publicar información que sus familias necesitan conocer. Considere agregar información sobre su unidad o consejo, agregar una lista de eventos y recursos que pueden ser útiles para que las familias se mantengan informadas. Si es posible, intente agregar un botón para traducir su información para que sea accesible para todas las familias.

Las redes sociales: Instagram y Facebook son formas rápidas de llegar a su comunidad escolar. Con gráficos simples y divertidos, puede involucrar e informar a todos sobre qué eventos o eventos para recaudar fondos están vigentes. Una cosa a considerar es agregar un árbol de enlaces en su biografía que proporcione una manera de vincular todos sus sitios de comunicación en un solo lugar. Visite este enlace de la PTA del Estado de California sobre las pautas de redes sociales.

Hablar con los padres al dejar o recoger a sus hijos; tener la capacidad de hablar individualmente con las familias ayuda a que las personas lo conozcan y puede ser una forma positiva de alentar a más personas a ser voluntarias. La próxima vez que esté esperando para recoger a su estudiante, salude a alguien que no conoce, ¡tal vez haga un nuevo amigo o consiga un nuevo voluntario!

Si necesita más consejos y trucos para las comunicaciones, comuníquese con la Directora de Comunicaciones del Noveno Distrito, Jemima Dutra, en [email protected]