National Gazette Questions and Answers

Q: How do we report the number of people helped with cash i.e. rent, electric etc.? The Conference annual report has blocks for in-kind activity but not cash. 

A: Expenses gathered under the treasurer’s report reflects all funds expended for goods and services provided to those we served. The principal method for payment of aid will be check, paid directly to the provider of those goods or services. This also includes the cost of food purchased to stock your food pantry, gift certificates and gift cards. For those Conferences that operate stores and other Special Works, this includes dollars spent for direct aid to those in need. It is never recommended to give cash to an individual or family. There is no way to account for this properly and the Conference must have records of ALL income and expenses.

Preguntas y Respuestas de la 
Oficina Nacional
 
P: ¿Cómo informamos la cantidad de personas a las que ayudamos con efectivo, es decir, alquiler, electricidad, etc.? El informe anual de la Conferencia tiene bloques para actividades en especie pero no para efectivo.

R:  Los gastos recopilados en el informe del tesorero reflejan todos los fondos gastados en bienes y servicios proporcionados a aquellos a quienes servimos. El método principal de pago de la ayuda será el cheque, pagado directamente al proveedor de dichos bienes o servicios. Esto también incluye el costo de los alimentos comprados para abastecer su despensa de alimentos, certificados de regalo y tarjetas de regalo. Para aquellas conferencias que operan tiendas y otros trabajos especiales, esto incluye dólares gastados para ayuda directa a los que tienen necesidades. Nunca se recomienda dar dinero en efectivo a una persona o familia. No hay forma de contabilizar esto correctamente y la Conferencia debe tener registros de TODOS los ingresos y gastos.