National Gazette Questions and Answers

Q: Our Conference is growing and thriving. The home visits by two Vincentian members is the core of our work, which we are being creative with during COVID-19. We presently have 15 check signers and seven debit cardholders. With 10 more members who are not authorized to sign checks, it is increasingly difficult to match a check signer every week. Just before the pandemic, we completed a training session for seven new members. Can you give us suggestions on how other Conferences handle their distributions of funds on behalf of those we serve? 

A: The typical Conference will leave the check signing to the Treasurer. They will make whatever arrangements are necessary for the payments authorization and then turn the details over to the Treasurer. Having a home visit team approve payments of bills is normal practice, but there is nothing that requires a home visit team to issue checks directly. Having 15 check signers and seven debit cardholders is an auditor's nightmare, with no acceptable accounting practice that allows for so many financial participants.

Preguntas y Respuestas de la 
Oficina Nacional
 
P: Nuestra Conferencia está creciendo y prosperando. Las visitas a domicilio de dos miembros Vicentinos son el núcleo de nuestro trabajo, con el que estamos siendo creativos durante COVID-19. Actualmente tenemos 15 firmantes de cheques y 7 titulares de tarjetas de débito. Con 10 miembros más que no están autorizados a firmar cheques, cada vez es más difícil emparejar un firmante de cheques cada semana. Justo antes de la pandemia, completamos una sesión de capacitación para siete nuevos miembros. ¿Puede darnos sugerencias sobre cómo otras Conferencias manejan sus distribuciones de fondos en nombre de aquellos a quienes servimos? 

R:   La Conferencia típica dejará la firma del cheque al Tesorero. Harán los arreglos necesarios para la autorización de pagos y luego entregarán los detalles al Tesorero. Hacer que un equipo de visitas domiciliarias apruebe pagos de facturas es una práctica normal, pero no hay nada que requiera que un equipo de visitas domiciliarias emita cheques directamente. Tener 15 firmantes de cheques y siete titulares de tarjetas de débito es una pesadilla para el auditor, sin una práctica contable aceptable que permita tantos participantes financieros.