March 2019
E-referrals available to GDPs in ABMU and Hywel Dda  
The new Dental e-referral Management System allowing General Dental Practitioners (GDPs)  to send referrals electronically via nationally-agreed templates has gone live in Abertawe Bro Morgannwg and Hwyel Dda health boards.
Electronic referrals will now be received by clinicians quicker, ensuring patients with urgent needs can be seen much sooner. The system also allows high quality radiographs to be attached to referrals and allows patients and referring dentists to easily track referral status. Health boards can also use the data collected from electronic referrals to assess services.
The new system covers all specialties across primary and secondary care including:  
  • Orthodontists
  • Oral Surgery
  • Oral Maxillofacial Surgery
  • Oral Medicine
  • Restorative Dentistry
  • Community Dental Services (Paeds and Special Care)
  • Urgent suspected cancers
Following an initial evaluation stage, NHS Wales Informatics Service is planning to roll the system out to other health boards later this spring.
Digital clinic letters continues rollout
Hywel Dda and Cwm Taf are now making  their outpatient clinic letters available through the Welsh Clinical Portal (WCP).
The documents are accessed via the Portal's Welsh Care Records Service and can be viewed across health board boundaries - meaning that information follows the patient wherever care is provided.
The documents available for electronic access must be clinically authorised - in other words, signed off by a clinician for viewing in the WCP.
In total, there are 18 million patient care documents available in the WCP. These include: 
  • Electronic GP referrals
  • Outpatient clinic letters
  • Electronic Discharge Advice Letters
  • Operation notes
  • A&E attendances
  • Results letters
  • Multidisciplinary team meeting reports  
215,000 patient documents are viewed per month in the WCP and this number is growing. Future documents will include diabetes consultation s, rheumatology and nursing documents.
Outpatient clinic letters from Aneurin Bevan, Abertawe Bro Morgannwg, Betsi Cadwaladr (East), and  Cardiff and Vale health boards  are already available via the WCP with plans being made to make outpatient clinic letters available from Betsi Cadwaladr ( West ) and Velindre  NHS Trust
Coding's Brave New World: A Q&A with Karen Windsor
For someone who has worked as a clinical coder in NHS Wales for well over a decade, Karen Windsor loves her books. Like almost all clinical coders, she considers her ICD-10 and OPCS-4 - the authoritative references of national coding standards - as precious.
"If someone told me I'd have to hand my books in, I would cry," she says.
Which makes her job as National Clinical Coding Audit Programme Lead rather difficult.  Karen's involved in the transition of that beloved reference material into electronic format. It's her job to introduce coders to the move from paper to digital and to try out new coding tools - sans books.   
Q: These seem to be interesting days for clinical coders, aren't they?
A: They are. Traditionally, you think of a clinical coder with piles of case notes and technical books. But now, we're at a time in history where the patient records are moving away from paper format, and like clinicians using the Welsh Clinical Portal for their information, coders are starting to get their information electronically. Our books are slowly disappearing. It started off with our standard books and you can get them on .pdf files. But even that will be a thing of the past. We're entering a brave new world.
Q: How so? What's on the horizon?
A: My job entails informing coders what's coming. Right now we're test trialling other digital formats with NHS Digital in England and seeing what's practical and what isn't, and keeping coders informed about what the next steps will be. For example, I'm trialling something that is very interactive and allows me to add notes and annotations, and to highlight. It's something that not just I could do personally, but a group of coders within a health board can do as a unit. It's all very innovative.  
Q: This can't be easy. You're asking coders to give up what's near and dear?
A: Not give up! Just go digital. There are so many advantages. First off, it's so much easier to update [with new codes and standards] and instead of releasing a completely new book, now all standards teams have to do is update it electronically.
And then there's the cost factor. It's quite big because every year we have new standards and two new books. These books are over £25 each. So that's over £50 for every coder.  NWIS used to purchase all the ICD-10 and OPCS books for the health boards but once the standards became available on a .pdf format we stopped that. They're still available in a printed format but it would be up to either the health boards or in some cases the individual coders to purchase. So when these can be updated digitally, it can save a lot of money.
Q: Any time frames?  
A: No time frames yet as more has to be considered than just converting from books to an online version. We'll work with NHS Digital to finalise how clinical coders will be trained to use any new systems, and because there are rules around how certain codes are allocated, any new formats will have to work within those rules. It'll be a few years until we roll it out. We're just beta testing now.
Q: Talking about training, I've heard coders in Wales also have a bit of an advantage. Is this true?  
A: Yes! Across the border, sometimes if you want training, you have to be lucky enough to have a trainer in your hospital or trust, or go to a trainer in another trust.
In Wales, NWIS provides clinical coding training for all of Wales. This includes mandatory standards courses, refreshers, revision courses, speciality workshops. That's provided to all the health boards here in Wales. These are good times to be a clinical coder in Wales.

Attention Informatics
University of Wales Trinity Saint David, in coordination with NHS Wales Informatics Service, will be running the Digital Degree Apprenticeship again during 2019. In fact, there are two start dates planned for this year - the first in April and the second at the end of September.
There will be three different apprenticeship pathways:
  • Data & Information Systems
  • Computer Networks & Cybersecurity
  • Software Engineering
The apprenticeship will run over four years with off-the-job training taking place on a day release basis in the University's IQ Building on the new SA1 Campus in Swansea.
Apprentices will be supported throughout their programme by a training adviser, who will visit the workplace regularly, providing the link between the academic studies and workplace learning, and addressing any issues that may arise during the programme.
If you are interested, please email to register an application. 
Join the Hack Pack
The third annual Welsh Health Hack is right around the corner when, over two days, people come together to brainstorm, come up with quick solutions and maybe even create actual software products for better healthcare.  

The event brings healthcare professionals together with digital, technology and data companies to solve clinical problems and challenges from across the health and care system in Wales. During the event, teams will  work together to create solutions, a product idea, or prototype. Then t eams present their ideas or prototype to a 'Dragon's Den' panel of experts from Life Sciences Hub Wales, Welsh Government and NHS Wales.

The event is open to everyone motivated to solve healthcare challenges through innovation.

Also feel free to join if you just want to contribute and help others work on their challenges, collaborate with like-minded individuals, and shape the future of health tech advances in Wales.

To register or find more information, visit Life Science Hub Wales website.
Mawrth 2019
E-gyfeiriadau ar gael i Ddeintyddfeydd ym Myrddau Iechyd Abertawe Bro Morgannwg a Hywel Dda
Mae'r System Reoli E-gyfeiriadau Deintyddol newydd, sy'n galluogi deintyddfeydd i anfon cyfeiriadau yn electronig, gan ddefnyddio templedi a gytunwyd arnynt yn genedlaethol, bellach yn weithredol ym Myrddau Iechyd Bro Morgannwg a Hywel Dda.  
Nawr, bydd e-gyfeiriadau yn cyrraedd clinigwyr yn gynt, gan sicrhau y bydd cleifion ag anghenion brys yn cael eu gweld lawer cynt. Yn ogystal, mae'n bosibl atodi radiograffau ansawdd uchel at e-gyfeiriadau ac mae'r system yn galluogi cleifion a deintyddion i olrhain statws cyfeirio yn hawdd. Gall byrddau iechyd hefyd ddefnyddio'r data a gesglir o e-gyfeiriadau i asesu gwasanaethau.  
Mae'r system newydd yn ymgorffori pob maes arbenigol ar draws y sector gofal sylfaenol ac eilaidd, gan gynnwys:  
  • Orthoddeintyddion
  • Llawfeddygaeth y geg
  • Llawfeddygaeth y geg, y genau a'r wyneb
  • Meddyginiaeth y geg
  • Deintyddiaeth adferol
  • Gwasanaethau deintyddol cymunedol (Pediatreg a Gofal Arbenigol)
  • Archwiliadau canser brys
Yn dilyn y cyfnod gwerthuso cychwynnol, mae Gwasanaeth Gwybodeg GIG Cymru yn bwriadu cyflwyno'r system i fyrddau iechyd eraill yn ddiweddarach yn ystod y gwanwyn.

Llythyrau clinig digidol yn parhau i gael eu cyflwyno
Bellach, mae llythyrau clinig Byrddau Iechyd Hywel Dda a Chwm Taf i gleifion allanol ar gael trwy Borth Clinigol Cymru  (PCC).
Gellir cael mynediad at y dogfennau trwy Wasanaeth Cofnodion Gofal Cymru y PCC ac mae modd i bob bwrdd iechyd eu gweld - sy'n golygu bod y wybodaeth yn dilyn y claf ble bynnag y mae'n derbyn gofal.   
Rhaid i'r dogfennau sydd ar gael i'w gweld yn electronig gael eu hawdurdodi'n glinigol - mewn geiriau arall, rhaid i glinigwr awdurdodi'r dogfennau cyn y byddant   ar gael trwy Borth Clinigol Cymru.
Mae cyfanswm o 18 miliwn o ddogfennau gofal cleifion ar gael trwy Borth Clinigol Cymru, gan gynnwys:
  • E-gyfeiriadau meddygon teulu
  • Llythyrau clinig cleifion allanol
  • Llythyrau cyngor rhyddhau electronig
  • Nodiadau am lawdriniaethau
  • Ffigyrau mynychu adrannau damweiniau ac achosion brys
  • Llythyrau canlyniadau
  • Adroddiadau cyfarfodydd timau amlddisgyblaeth  
Mae 215,000 o ddogfennau cleifion yn cael eu gweld bob mis trwy Borth Clinigol Cymru, ac mae'r nifer hwn yn cynyddu. Yn y dyfodol, bydd ymgynghoriadau dietegol, rhewmatoleg a nyrsio yn cael eu hychwanegu at y system. 
Mae llythyrau clinig gan fyrddau iechyd Aneurin Bevan, Abertawe Bro Morgannwg, Betsi Cadwaladr (Dwyrain) a Chaerdydd a Bro Morgannwg eisoes ar gael trwy Borth Clinigol Cymru, ac mae cynlluniau ar waith i sicrhau bod llythyrau clinig cleifion allanol ar gael gan Betsi Cadwaladr (Gorllewin) ac Ymddiriedolaeth GIG Felindre.

Byd Newydd Dewr Codio: Holi Karen Windsor

A hithau wedi gweithio fel codiwr clinigol ar ran GIG Cymru ers dros ddegawd, mae Karen Windsor wrth ei bodd â llyfrau. Fel bron pob codiwr clinigol, mae hi'n ystyried ei chopïau o ICD-10 ac OPCS-4 - sef y cyfeirlyfrau awdurdodol ar safonau codio cenedlaethol  - yn wrthrychau gwerthfawr iawn.
"Petai rhywun yn dweud bod rhaid i fi gael gwared ar fy llyfrau, bydden i'n crio," esboniodd Karen.
A byddai hynny hefyd yn gwneud ei rôl fel Arweinydd y Rhaglen Archwilio Codio Clinigol Cenedlaethol braidd yn anodd. Mae Karen yn ganolog i'r broses o drosglwyddo'r deunydd cyfeirio i fformat electronig. Ei swyddogaeth hi yw cyflwyno codwyr i'r newid o fformat papur i ddigidol ac i beilota offer codio newydd - heb lyfrau.
Q: Mae'n ymddangos yn gyfnod diddorol i godwyr clinigol. Ydy hynny'n wir?
A: Ydy. Yn draddodiadol, rydych yn dychmygu codwyr clinigol gyda phentyrrau o nodiadau achos a llyfrau technegol. Ond nawr, rydym ni mewn cyfnod lle mae cofnodion cleifion yn symud i ffwrdd wrth fformat papur ac, yn yr un modd â chlinigwyr yn defnyddio Porth Clinigol Cymru am y tro cyntaf, mae codwyr yn dechrau derbyn gwybodaeth yn electronig. Yn araf bach, mae ein llyfrau yn diflannu. Dechreuodd y broses gyda'n llyfrau safonol, sydd bellach ar gael ar ffurf ffeiliau .pdf. Ond bydd hyd yn oed hynny'n perthyn i'r gorffennol, maes o law. Rydym ni ar drothwy byd newydd dewr.
Q: Sut felly? Beth sydd ar y gorwel?
A: Mae fy swydd i'n cynnwys rhoi gwybod i godwyr am beth fydd yn digwydd yn y dyfodol. Ar hyn o bryd, rydym yn peilota fformatau digidol eraill, ar y cyd â NHS Digital yn Lloegr, er mwyn gweld beth sy'n ymarferol, ac rydym yn rhoi gwybod i godwyr am y camau nesaf. Er enghraifft, rwy'n peilota rhywbeth sy'n rhyngweithiol iawn ac sy'n fy ngalluogi i ychwanegu nodiadau ac anodiadau, ac i amlygu. Dyma rywbeth y gall un codiwr ei wneud yn bersonol, neu grwp o godwyr ei wneud o fewn bwrdd iechyd fel uned. Mae'n arloesol iawn.
Q: Mae hynny'n swnio'n gymhleth. Rydych chi'n gofyn i godwyr roi'r gorau i'w hoff bethau.
A: Nac ydw! Dim ond i fynd yn ddigidol. Mae cymaint o fanteision. Yn gyntaf, mae'n llawer haws i'w diweddaru [codau a safonau newydd] ac, yn lle cyhoeddi llyfr newydd sbon, yr unig beth sydd angen i bob tîm safonau ei wneud yn awr yw eu diweddaru nhw'n electronig.  
Ac wedyn rhaid ystyried y gost. Mae'n weddol uchel oherwydd, bob blwyddyn, mae gennym safonau newydd a dau lyfr newydd. Mae'r llyfrau hyn yn costio dros £25 yr un, neu dros £50 i bob codiwr. Roedd Gwasanaeth Gwybodeg GIG Cymru yn arfer prynu'r holl lyfrau ICD-10 ac OPCS ar ran y byrddau iechyd, ond ar ôl i'r safonau gael eu rhyddhau ar ffurf ffeiliau .pdf, daeth yr arfer hwnnw i ben. Maen nhw ar gael wedi'u hargraffu o hyd, ond byddai'n rhaid i naill ai'r byrddau iechyd neu, mewn rhai achosion, y codwyr unigol, eu prynu yn y fformat hwn. Felly, gallwn arbed llawer o arian trwy eu diweddaru nhw'n ddigidol.
Q: Unrhyw derfynau amser? 
A: Dim eto, oherwydd rhaid i ni ystyried mwy na dim ond trosi'r llyfrau yn fersiynau ar-lein. Byddwn yn gweithio gyda NHS Digital
 i benderfynu sut bydd codwyr clinigol yn cael eu hyfforddi i ddefnyddio'r systemau newydd ac, oherwydd bod rheolau ynghylch dyrannu rhai mathau penodol o godau, bydd rhaid i unrhyw fformatau newydd weithio'n unol â'r rheolau hyn. Byddwn yn cyflwyno'r system newydd ymhen rhai blynyddoedd. Rydym wrthi'n cynnal profion beta yn awr.   
Q: O ran hyfforddiant, rydw i wedi clywed bod gan godwyr yng Nghymru ychydig o fantais. Ydy hynny'n wir?
A: Ydy! Weithiau, dros y ffin, os oes angen hyfforddiant arnoch chi, rhaid bod yn ddigon lwcus i gael hyfforddwr yn gweithio yn eich ysbyty neu ymddiriedolaeth, neu fynd at hyfforddwr o ymddiriedolaeth arall.  
Yng Nghymru, mae'r Gwasanaeth Gwybodeg yn darparu hyfforddiant codio clinigol i Gymru gyfan. Mae hynny'n cynnwys cyrsiau safonau gorfodol, sesiynau diweddaru, cyrsiau adolygu a gweithdai arbenigol. Darperir yr hyfforddiant hwn i bob bwrdd iechyd yng Nghymru. Mae'n amser da i fod yn godiwr clinigol yng Nghymru. 
At Sylw Gweithwyr Gwybodeg
Unwaith eto yn 2019, bydd Prifysgol Cymru y Drindod Dewi Sant, mewn cydweithrediad â Gwasanaeth Gwybodeg GIG Cymru, yn darparu Prentisiaethau Gradd Digidol. Yn wir, mae dau ddyddiad cychwyn eleni - y cyntaf ym mis Ebrill a'r ail ar ddiwedd mis Medi.
Bydd tri llwybr prentisiaeth gwahanol:  
  • Systemau Data a Gwybodaeth
  • Rhwydweithiau Cyfrifiadurol a Seibrddiogelwch
  • Peirianneg Meddalwedd  
Cynhelir y prentisiaethau dros gyfnod o bedair blynedd, gyda hyfforddiant i ffwrdd o'r gwaith yn digwydd ar ddyddiau penodol yn Adeilad IQ y brifysgol ar Gampws SA1 newydd Abertawe.
Bydd prentisiaid yn cael cymorth trwy gydol y rhaglen gan ymgynghorydd hyfforddi a fydd yn ymweld â'r gweithle'n rheolaidd er mwyn darparu'r cyswllt rhwng yr astudiaethau academaidd a'r dysgu yn y gweithle, yn ogystal â mynd i'r afael ag unrhyw faterion sy'n codi yn ystod y rhaglen.    
Os oes gennych chi ddiddordeb, anfonwch neges e-bost at  er mwyn cofrestru eich cais. 

Ymunwch â'r Hacwyr
Mae trydydd digwyddiad blynyddol Hac Iechyd Cymru ar y gorwel, lle bydd pobl yn dod at ei gilydd dros ddeuddydd i drafod syniadau, datrysiadau cyflym ac i geisio creu cynnyrch a meddalwedd a fydd yn arwain at ofal iechyd gwell.  
Bydd y digwyddiad yn dod â gweithwyr iechyd proffesiynol ynghyd â chwmnïau digidol, technoleg a data i ddatrys problemau a heriau clinigol ar draws y system gofal iechyd yng Nghymru. Yn ystod y digwyddiad, bydd timau'n cydweithio i greu datrysiadau a syniadau am gynnyrch neu brototeipiau . Yna, bydd y timau'n cyflwyno eu syniadau neu brototeipiau i banel o arbenigwyr o Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru, Llywodraeth Cymru a GIG Cymru.   
Mae'r digwyddiad ar agor i unrhyw un sy'n awyddus i ddatrys heriau gofal iechyd trwy arloesedd.
Yn ogystal, mae croeso i chi fynychu'r digwyddiad os hoffech gyfrannu a helpu pobl eraill i weithio ar yr heriau, i gydweithio ag unigolion o'r un anian ac i lywio dyfodol datblygiadau technoleg iechyd yng Nghymru.
Cefnogir Hac Iechyd Cymru gan Cyflymu, Comisiwn Bevan, Ecosystem Iechyd Digidol Cymru, Addysg a Gwella Iechyd Cymru, Technoleg Iechyd Cymru, Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru, GIG Cymru, Gwasanaeth Gwybodeg GIG Cymru a Llywodraeth Cymru.  
Ewch i wefan Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru    i gofrestru ac i gael mwy o wybodaeth.